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Einschränkung der Genehmigungspflicht des BMUK für Auftragserteilungen nach Beschaffungsverfahren für Neueinrichtungen von Bundesschulen

Geschäftszahl: 14.180/4-2/97

Verteiler: VII/2
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen, Schuleinrichtung, -ausstattung,-gebäudebetrieb
Inhalt: Beschaffungsverfahren für Neueinrichtungen
Geltung: Budgetjahre 1997 und 1998
Angesprochener Personenkreis: Sachbearbeiter der Landesschulräte

Rundschreiben Nr. 11/1997

An alle
Landesschulräte
(Stadtschulrat für Wien)

Mit der nachstehenden Regelung wird ergänzend zur Durchführung von Beschaffungsverfahren (einschließlich Bestbieterermittlung) für Neueinrichtungen an allgemeinbildenden höheren und berufsbildenden mittleren und höheren Schulen des Bundes (ausgenommen Zentrallehranstalten), Bildungsanstalten für Kindergartenpädagogik und Sozialpädagogik sowie Pädagogischen Instituten des Bundes auch die Auftragsvergabe in den selbständigen Aufgabenbereich der zuständigen Schulbehörde erster Instanz übertragen. Die bisherige Genehmigungspraxis des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten anhand übermittelter Vergabevorschläge entfällt.

1. Geltungsbereich

Unter Neueinrichtungen im Sinne dieses Rundschreibens ist die Neueinrichtung ganzer Räume oder funktionell zusammengehörender Bereiche (zB Naturwissenschaften, Verwaltung, Lehrküchen, Werkstätten usw) zu verstehen.

2. Genehmigung der Einrichtungsplanung und Kostenschätzung

Die Inangriffnahme von Beschaffungsverfahren für Neueinrichtungen erfordert die Genehmigung der Einrichtungsplanung, des Leistungsverzeichnisses und der Kostenschätzung durch das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten.

Anläßlich der Übermittlung der Einrichtungsplanung und des Leistungsverzeichnisses an das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten ist von der Schulbehörde erster Instanz ein Zeitplan sowie ein Finanzierungsplan für die Abwicklung des Einrichtungsvorhabens vorzulegen. Im Finanzierungsplan ist möglichst genau auszuweisen, wann mit dem Eintritt der Fälligkeitder Zahlungen für das Einrichtungsvorhaben zu rechnen ist.

Mit der Kostenschätzung wird ein Gesamtschätzbetrag für die Neueinrichtung genehmigt. Darüber hinaus können im Rahmen der genehmigten Kostenschätzung vom Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten auch unüberschreitbare Preise für bestimmte Positionen der Einrichtungsplanung vorgegeben werden.

Dabei sind die Bestimmungen über den finanziellen Wirkungsbereich für die Vollziehung der Gebarung des jeweiligen Rechnungsjahres zu beachten und einzuhalten. Für das Jahr 1997 wurden sie mit Rundschreiben Nr. 9/1997 vom 21. Jänner 1997, GZ14.300/2-2/97 auszugsweise bekanntgegeben. Weiters wird auf das Rundschreiben Nr. 64/1996 vom 25. November 1996, GZ 14.180/74-2/96, betreffend die "Erhöhung der Wertgrenzen im Rahmen der Planung und Abwicklung von Investitionen der Landesschulräte/des Stadtschulrates für Wien und der Bundesschulen" hingewiesen.

3. Dezentrale Durchführung des Beschaffungsverfahrens

Nach Genehmigung der Einrichtungsplanung und Kostenschätzung durch das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten ist die Schulbehörde erster Instanz zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und Durchführung des Beschaffungsverfahrens in ihrem Wirkungsbereich ermächtigt.

4. Dezentrale Auftragsvergabe (Zuschlagserteilung)

Die Schulbehörde erster Instanz ist nach ordnungsgemäßer Bestbieterermittlung zur Auftragsvergabe (Zuschlagserteilung) in ihrem Wirkungsbereich unter der Bedingung ermächtigt, daß der in der Kostenschätzung genehmigte Gesamtschätzbetrag um nicht mehr als 10 % überschritten wird.

Wird der genehmigte Gesamtschätzbetrag um mehr als 10% überschritten, ist vor einer Auftragserteilung das Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten herzustellen. Gleiches gilt, wenn vorgegebene Preise für bestimmte Positionen der Einrichtungsplanung überschritten werden.

Sind auf Grund des tatsächlichen Zeitpunkts der Auftragsvergabe sowie der tatsächlich angebotenen Lieferfristen der beauftragten Unternehmen wesentliche Änderungen gegenüber dem seinerzeit vorgelegten Zeit- oder Finanzierungsplan (Punkt 2 dieses Rundschreibens) absehbar, so ist das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten hievon unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

5. Einhaltung der Vergabevorschriften

Bei der Durchführung der Vergabeverfahren sind die Vergabevorschriften des Bundes - im Falle seiner Anwendbarkeit das Bundesvergabegesetz, Bundesgesetzblatt Nr.56/1997 und die hiezu ergangenen Verordnungen, jeweils in der geltenden Fassung - zu beachten. Im Falle eines Einschreitens von Vergabekontrollorganen wie derBundes-Vergabekontrollkommission oder des Bundesvergabeamtes ist die Vertretung der Auftraggeberseite vor diesen Organen von der Schulbehörde erster Instanz wahrzunehmen.

6. Vergabebericht

Auf Anforderung des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten hat die Schulbehörde erster Instanz nach erfolgter Auftragsvergabe (Zuschlagserteilung) hierüber Bericht zu erstatten.

Form und Umfang dieses Berichtes richten sich nach der Anforderung des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten.

Über den Vergabebericht hinaus sind in den Monatskreditanforderungen Mehranträge, die sich aus der Umsetzung des jeweiligen Einrichtungsvorhabens ergeben, entsprechend zu begründen.

7. Befristung

Die gegenständliche Regelung gilt für die Durchführung der Beschaffungsverfahren für Neueinrichtungen, die nach dem 1. Jänner 1997 in Angriff genommen werden. Sie ist mit 31. Dezember 1998 befristet.

Wien, 24. Juni 1997

Für die Bundesministerin:

Dr. Müller-Fembeck

F.d.R.d.A.:

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018