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ESF-Ziel 3
Maßnahmen-Budgetplan und Vorinformation für die Verrechnung

Geschäftszahl: 14.189/3-Z/A/6a/2001

Sachbearbeiter: Heinrich Otto VIEHAUSER
Abteilung Z/A/6
Tel.: 01/53120/4299
Fax: 01/53120/99/4299
Heinz.Viehauser@bmbwk.gv.at

Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: ESF-Ziel 3
Geltung: Rechnungsjahr 2001 bis 2006

Rundschreiben Nr. 7/2001

An alle
Landesschulräte
(Stadtschulrat für Wien)

Die nachstehenden Ausführungen dienen als Vorinformation für die Verrechnung von Instrumenten bzw. Maßnahmen im Rahmen des ESF-Ziel 3.

1. Grundlagen u. Voraussetzungen

1.1 Einsatz von KBF (Kassabuchführung des Bundes)

Durch den Einsatz des Programmes KBF an der Schule erfolgt die Kennzeichnung des ESF - Sachaufwandes je Instrument mittels AE-Stellenuntergliederung. Diese Kennziffern sind auch nach „Einspielung“ der entsprechenden Monatsabrechnung in die zentrale DVA (BRZ Ges.m.b.H.) unverändert abrufbar. Diese Vorgangsweise macht jedoch eine kostenstellenpflichtige DKZ erforderlich.

Bei der Buchung ESF-betreffender Geschäftsfälle ist in der KBF vorläufig keine Aufteilung in Nationalen und ESF Anteil geplant.

1.2 Einsatz von UPIS-RAP/UNTIS (Unterrichts-Personal-Informations-System)

An der Schule ist im Rahmen der Schulsoftware UNTIS eine dem jeweiligen Instrument entsprechende Kennzeichnung der Gegenstände möglich. Die geldmäßige Bewertung der Stunden erfolgt vorläufig im Vorhinein (Plankosten) sowie im Nachhinein (Endabrechnung) durch Multiplikation mit entsprechenden Kostensätzen, die vom BMBWK den Schulen übermittelt werden. Die Eingabe von Stundenanzahlen und Kostensätzen erfolgt durch die Schule direkt in das Monitoring-System.

1.3 Einsatz des Monitoring-Systems (Pilottest 2. Quartal 2001)

Einsatz an Schule und BMBWK

- Berichterstattung:

Als Richtlinie ist festzuhalten, dass unbedingt nachvollziehbar sein muss, wie, wohin und wofür die förderfähigen ESF-Mittel verwendet worden sind (Der Europäische Rechnungshof wählt mit einem Zufallsgenerator einen Euro aus und verfolgt ihn von Brüssel bis zur Projektumsetzung).

Termine an das BMWA sind: 31. März 2001, 30. Juni 2001, 30. September 2001, 31. Dezember 2001

Jährlicher Bericht: bis Ende Februar des jeweiligen Folgejahres an das BMBWK (Inhaltlicher Bericht [max. 2 DIN-A4-Seiten] mit Darstellung des Projektverlaufes [Zielsetzung, Planung, Zieldefinition] unter Bezugnahme auf die im EPPD angeführten Aktivitäts- und Wirkungsziele ("Soll-Ist-Vergleich")

- Erstellung von Finanztabellen

1.4 Einheitliche Kennzeichnung

Die zentral vorgegebene Kennzeichnung für ESF-Ziel 3 Ausgaben ist in der Beilage angeschlossen. Generell wird festgehalten, dass alle AE-Stellenuntergliederungen mit der Ziffer „4“ an der 2. Stelle ausschließlich für ESF-Ausgaben zu verwenden sind, um auch neue Instrumente in dieses System einbinden zu können.

Beispielsweise erfolgt die Kennzeichnung des Instrumentes 1.1 (Bekämpfung von schlechten Lernerfolgen zur Vermeidung des Schulabbruches) in der KBF mit den Zahlen 9401, bei den Personalaufwendungen durch UNTIS mit E401.

2. Budgetmittel

Für die von der EU geforderte Kofinanzierung auf nationaler Ebene sind vorerst keine zusätzlichen Mittel im jeweiligen Schulbudget zu erwarten. Zusätzlich ist aus dem vorhandenen Budget, abgesehen von einem möglichen Vorschuss (aus ESF-Mitteln 2001), auch die Vorfinanzierung des EU-Anteils zu übernehmen, was bei der Planung und Verwendung der Budgetmittel zu berücksichtigen ist. Der endgültige EU-Anteil wird den Schulen mittels überplanmäßiger Ausgabe auf deren finanzgesetzlichen Ansätzen zugewiesen und bedeutet dann eine Erhöhung der finanziellen Mittel.

3. Kennzeichnung der Ausgaben

Die Kennzeichnung von ESF-Ausgaben wie in Punkt 1 beschrieben soll auch als Einzelzahlungsnachweis gegenüber der EU dienen. Die Differenzierung zwischen Bundesanteil und ESF-Anteil sowie die Erfassung aller Ausgaben (personen- und sachbezogen) für jedes Instrument ist erst durch das Monitoring vorgesehen.

4. Datentransfer in das Monitoring-System

Grundsätzlich wird festgehalten, dass die Datenerfassung und der damit verbundene Aufwand im Monitoring möglichst einfach gehalten werden soll. Die Menge der anfallenden Buchungseingaben ist derzeit nur schwer abzuschätzen. Es ist daher geplant, in der Anfangsphase der Pilotprojekte mit manuellen Eingaben zu beginnen.

Folgende Daten werden auf alle Fälle manuell in das Monitoring-System einzugeben sein:

  • Mieten (siehe Pkt. 5.4)
  • Reisen (siehe Pkt. 5.2)
  • Honorare/ Werkverträge mit Dritten (siehe Pkt. 5.3)
  • kalkulatorische Kosten (z.B. auch für bestehende Anlagen, siehe Pkt. 5.1)

4.1 KBF/ Sachaufwendungseingaben

Alle Geschäftsfälle im Rahmen des ESF-Ziel 3 sind in der KBF auch als solche zu kennzeichnen, um diese als von der EU-geförderte Maßnahme im Haushaltssystem auszuweisen, aber auch um einen zu einem späteren Zeitpunkt möglichen Datentransfer zu Gewähr leisten. Ein wie oben erwähnter Datentransfer aus dem KBF ist mittels Filetransfer im Excel-Format, wobei die Daten allerdings nachträglich geändert werden können, ohne Vornahme programmtechnischer Änderungen des KBF möglich.

Bei der Verbuchung von Sachaufwendungen in der KBF ist darauf zu achten, dass der von der EU als förderfähig angesehene Betrag (d.h. ausschließlich der EU anrechenbarer Aufwand) aufgeteilt auf jede zugehörige Maßnahme mit einer eigenen Buchungszeile zu erfassen ist.

4.2 Daten aus dem UPIS/ UNTIS:

Die Unterrichtsstunden werden zum Schuljahresbeginn durch die Lehrfächerverteilung in einem sogenannten Wochenstundenplan festgelegt. Die daraus resultierenden Werteinheiten werden einmalig durch das Monitoring festgehalten und der Anzahl der Wochen hochgerechnet. Eine entsprechende IST - Endabrechnung müsste daher nachträglich berücksichtigt werden.

5. Verrechnung

Sämtliche Ausgaben im Rahmen des ESF-Ziel 3 haben nach Angaben des BMF nicht in der zweckgebundenen, sondern in der reellen Gebarung ihren Niederschlag zu finden.

Da Ausgaben für Mieten, Betriebskosten sowie Anschaffungen von Anlagen etc. gegenüber der EU nur anteilsmäßig verrechnet werden können, wird auch bedingt durch die Vorgaben im Österreichischen Haushaltssystem davon ausgegangen, dass eine möglichst einfache und ohne enormen Mehraufwand durchzuführende Berechnung nur durch das Monitoring-System wahrgenommen werden kann. Aus diesem Grund wurden für die Verrechnung derartiger Sonderfälle Vorgaben bzw. Abläufe erarbeitet, die im Folgenden kurz beschrieben werden.

Ausgangspunkt für die anteilsmäßige Berechnung ist das Verhältnis der Gesamtunterrichtsstunden an der Schule zu den Stunden, die im Rahmen des Instrumentes gehalten werden. Daraus können die durchschnittlichen Sollkosten für eine Unterrichtseinheit im Rahmen des ESF-Zieles 3 ermittelt und der EU verrechnet werden.

5.1 Anlagen, Betriebseinrichtungen

Den Bestimmungen der EU entsprechend sind Abschreibungskosten von Anlagen nach einer anerkannten Methode festzustellen und können auch nur anteilsmäßig (tatsächliche stundenmäßige bzw. %-mäßige Verwendung für ESF-Stunden) als förderfähig betrachtet werden.

5.2 Reiserechnungen

Den Schulen stehen derzeit keine Unterlagen, die die Gesamtkosten einer einzelnen Dienstreise ausweisen, zur Verfügung. Es sollte daher die entsprechende Reiserechnung bereits durch den Antragsteller mit einem eindeutigen Vermerk wie „ESF“ gekennzeichnet werden. Nach der Feststellung der Richtigkeit der Reisekosten durch die jeweilige Reisegebührenstelle (BMBWK bzw. Landesschulräte/Stadtschulrat für Wien) erfolgt die Übermittlung einer Kopie unter Anschluss eines Nachweises der endgültigen Kosten. Nach dem Erhalt dieser Unterlagen könnte eine manuelle Eingabe der bekannt gegebenen Reisekosten im Monitoring erfolgen.

5.3 Honorare, Werkverträge

Parallele Vorgangsweise wie bei Reiserechnungen unter Beachtung der jeweils aktuellen Rundschreiben.

5.4 Mieten

Sämtliche Zahlungen müssen vor Ort nachgewiesen werden können, d.h. die entsprechenden Rechnungen müssen dort aufliegen auch wenn die Zahlungsanweisung durch eine andere Organisation vorgenommen wurde. Die Mieten können nur anteilig (für abgehaltene ESF-Stunden ermittelt und der EU verrechnet werden (Aufteilung im Monitoring auf Grund des Stundenverhältnisses). Die Höhe der BIG-Miete für das jeweilige Bundesobjekt kann bei Abteilung Z/A/7b erhoben werden.

5.5 anteilige Betriebskosten

Die im KBF gebuchten und gekennzeichneten Betriebskosten werden im Zuge des Monitoring-Filetransfers anteilig und je Projekt auf Grund des Verhältnisses zwischen Gesamt- und ESF-Stunden berechnet und erfasst.

5.6 Bagatellgrenze

Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung können Erhebungen bzw. Erfassungen von Ausgaben, die unter 5 % der Gesamtausgaben der Maßnahme oder zu einem Wert unter ATS 5.000,-- liegen, unterlassen werden.

Abkürzungen:

AE Ausgaben/Einnahmen
BMBWK Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur
BMFin. Bundesministerium für Finanzen
BMWA Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit
BRZ Ges.m.b.H. Bundesrechenzentrumsges.m.b.H.
DKZ Dienststellenkennzahl(en)
DVA Datenverarbeitungsanlage des Bundes
EPPD Einheitliches Programmplanungsdokument
ESF Europäischer Sozialfonds
EU Europäische Union
KBF Kassabuchführung des Bundes
UPIS/RAP, UNTIS Unterrichts-Personal-Informations-System

Beilagen

Wien, 31. Jänner 2001

Für die Bundesministerin:
Dr. Mahringer

F.d.R.d.A.: