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Inventarbestandsrechnung (IBR) 2001 Vorlage 15. Februar 2002

Geschäftszahl: 13.500/1-Bu/01

Sachbearbeiter: Schneider Robert
Tel.: 53120-2162

Verteiler: N
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: Terminisierung von Vorlagen
Geltung: Budgetjahr 2001
Rechtsgrundlage: RIM

Rundschreiben Nr. 67/2001

An alle
anweisungsermächtigten Organe des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur
an die Österreichische Rektorenkonferenz
an die Bundeskonferenz des wissenschaftlichen und künstlerischen Personals
und
an die Bundeskonferenz der Universitätsund Hochschulprofessoren

Gemäß RIM § 17 haben alle Inventarverwaltungen jährlich die mengen- und wertmäßigen Abschlusssummen nach Gegenstandsgattungen in der in Durchschrift anzulegenden Inventarbestandsrechnung (IBR) nachzuweisen. Bestehen im Bereich einer Dienststelle mehrere Inventarverwaltungen (z.B. Bibliotheken), sind die einzelnen Meldungen zu einer Inventarbestandsrechnung der gesamten Dienststelle zusammenzufassen. Die Erstschrift ist bis zum
15. Februar 2002
der Buchhaltung des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur zu übermitteln.

Der vorstehende Termin ist unbedingt einzuhalten.

Bei der Erstellung der Inventarbestandsrechnung ist zu beachten:

I Dienststellen die nicht das Programm INVWIN „Inventar für Windows“ ein-setzen :

In die Inventarbestandsrechnungen sind die mengen- und wertmäßigen Abschlusssummen nach Gegenstandsgattungen wie folgt einzutragen.

  1. Die jeweiligen Beträge (Zugang an Haushaltsmitteln und Buchwert) sind in der Inventarbestandsrechnung in Euro auszuweisen.
  2. In Spalte 1 „Kennzahl der Gegenstandsgattung“ ist nur die Inventarkennzahl ohne Untergliederung einzutragen
  3. In Spalte 2 „Bezeichnung der Gegenstandsgattung“ daher nur der Oberbegriff für diese Gegenstandsgattung
  4. Der Gegenstand ist mit dem halben Anschaffungswert - auf volle Euro gerundet - in die Spalte "Buchwert" der Inventarbestandsrechnung einzutragen.
  5. In die Spalte "Zugang aus Haushaltsmitteln" ist der Anschaffungsbetrag – auf volle Euro gerundet - einzutragen.
  6. Die Gegenstandsgattungen der RIM (dreistellige Zahl) sind in der Inventarbestandsrechnung folgendermaßen zu sortieren:
    100 - 199
    500 - 529
    540 - 999


    220 - 229
    1. Summe 6. Summe
    200, 208 230 - 233
    2. Summe 7. Summe
    200
    201 - 207
    209, 213
    214
    (bei betrieblichen Zweck)





    400 - 499



    (ohne Software)
    3. Summe 8. Summe
    210 - 212 530 - 533
    4. Summe 9. Summe
    300 - 399 408 (nur Software)
    5. Summe 10. Summe

    Gesamtsumme d. IBR

  7. Sammlungen sind grundsätzlich nur mit ihrer Stückzahl oder nach Sammlungseinheiten nachzuweisen.
  8. In der 10. Summe ist nur die Software nach den Richtlinien der Inventar- und Materialverwaltung (RIM) unter Kennzahl 408 in Ausweis zu halten.
  9. Ab 01. Jänner 2002 sind Gegenstände wertmäßig nur dann in das Inventar aufzunehmen, wenn deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im einzelnen die Betragsgrenze von € 400,-- übersteigen. Werden Gegenstände unter diesem Gesamtwert in das Inventar aufgenommen, so hat die betragsmäßige Bewertung zu unterbleiben. Die Veränderung des Bestandes tritt dann nur in der mengenmäßigen Bewertung auf.

II Dienststellen die das Programm INVWIN einsetzen aber noch nicht den Altbe-stand in das Programm migriert (übernommen) haben :

Hier ist die Inventarbestandsrechnung ebenfalls „händisch“, wie nachstehend angeführt, zu erstellen.
Inventarbestandsrechnung 2000 minus etwaiger Ausscheidungen plus Zugänge laut INVWIN (2001).
Die jeweiligen Beträge (Zugang aus Haushaltsmitteln und Buchwert) sind auf volle Euro gerundet darzustellen.

Die Gliederung (in Zwischensummen) ist analog zu Punkt I (6) vorzunehmen.

III Dienststellen die bereits den kompletten Inventarbestand in das Programm INVWIN migriert haben (Übernahmsphase abgeschlossen) :

Im Inventartableau (Button [ I ] muß gedrückt sein) sind die Konten mittels Mausklick (bzw. „ziehen“) mit gleichzeitig gedrückter „Shift-Taste“ („Hochstelltaste“) analog zur Gliederung in Punkt I (6) zu markieren.

Nachdem die erste Auswahl getroffen wurde (alle Konten 1. Summe) unter Menü „Ausdrucke“ auf Auswahl „Sammelkonto...“ klicken.

In der darauf erscheinenden Maske in das leere Kästchen neben „markierte Objekte verwenden“ klicken (danach muss ein Häkchen im Feld sein). Im Feld „für ein Jahr“ muss „2001“ stehen. Das Feld neben „Neues Blatt pro Gattung muss leer sein, das Feld „Konten ohne Unterteilung“ muss aktiviert sein (Häkchen).

Danach Button „OK“ drücken und ausdrucken. Derselbe Vorgang ist dann für die nächsten Zwischensummen zu wiederholen.

IV Allgemeines zur Inventarbestandsrechnung :

1 Abstimmung KBF mit FIBU-Konten (INVWIN) bzw. IBR (händisch)
Der Inventarbestandsrechnung ist ein Ausdruck aus dem Programm KBF „Kassa-buchführung des Bundes“ der Jahres-Summen (für 2001) sämtlicher Ansätze der UT 3 (in Euro) beizulegen (vom Rechnungsführer anfordern).

Diese Summen (KBF) müssen mit der Summe „Haushaltsmittel“ im Ausdruck „FIBU Sammelkonto“ aus dem Programm INVWIN übereinstimmen. Dieser INVWIN-Ausdruck ist folgendermaßen zu erhalten:

Im „FIBU-Tableau“ (Button [ F ] drücken) alle Konten markieren („Shift-Taste“ + „Mausklick“). Danach unter Menü „Ausdrucke“ auf Auswahl „Sammelkonto...“ klicken. In der darauf erscheinenden Maske in das leere Kästchen neben „markierte Objekte verwenden“ klicken (danach muss ein Häkchen im Feld sein). Im Feld „für ein Jahr“ muss „2001“ stehen. Das Feld neben „Neues Blatt pro Gattung muss leer sein, das Feld „Konten ohne Unterteilung“ muss aktiviert sein (Häkchen).
Danach Button „OK“ drücken und ausdrucken. Dieser Ausdruck ist der IBR beizu-legen!

Für diejenigen die das Programm INVWIN noch nicht einsetzen, müssen diese Beträge (KBF) mit der Gesamtsumme der „Zugänge an Haushaltsmitteln“ (IBR) übereinstimmen.

Diese Abstimmung ist im Hinblick auf die Richtigkeit der Gesamt-IBR besonders sorgfältig durchzuführen.

Etwaige Differenzen sind auf einem gesonderten Blatt zu begründen.

2 Sonstige Beilagen zur Inventarbestandsrechnung
Von großer Wichtigkeit ist auch die Darstellung (in Euro) der Zugänge ohne haushaltsmäßige Verrechnung (Schenkungen, Herstellung in Eigenregie usw.) - jedoch nur aktivierungspflichtige - sowie der Ausgänge (Ausscheidungen) - ebenfalls nur mit Buchwert.

Im Programm INVWIN sind diese Beilagen im Menü „Ausdrucke“ (Button [ BI ]muss gedrückt sein) zu erhalten. Sowohl bei den Zugängen ohne haushaltsmäßige Verrechnung als auch bei den Ausgängen ist das „Verzeichnis“ und der „Nachweis“ auszudrucken.

Beim Sachgüteraustausch ist überdies die Übergabe/Übernahmebestätigung anzuschließen. Ebenso sind bei Schenkungen die Namen der Übergeber/Übernehmer anzugeben.

3 Zusammenfassung :

Eine „komplette“ Inventarbestandsrechnung ist daher zumindest in folgender Form zu übermitteln:

  1. Inventarbestandsrechnung sortiert nach Zwischensummen
  2. Verzeichnis und Nachweis der Zugänge ohne haushaltsmäßige Verrechnung sowie der Ausgänge (bei beiden nur jene mit Buchwert)
  3. Ausdruck der Jahresansatzsummen UT 3 aus dem „KBF“
  4. Ausdruck der FIBU-Summen (nur INVWIN Anwender)
  5. Gesonderte Darstellung der Differenzen

Bei der Erstellung der Materialbestandsrechnung ist Folgendes zu beachten:

Gemäß § 27 der RIM hat jede Materialverwaltung nur die auf Lager befindlichen Vorräte an bundeseigenen Materialien nach Abschluss der entsprechenden Materialaufschreibungen in der Materialbestandsrechnung wertmäßig in der Gliederung nach Materialgruppen (§ 24 Abs. 2) nachzuweisen.

Die Bewertung der Vorräte kann überschlägig nach dem jeweils geltenden Marktpreis vorgenommen werden. Der wertmäßige Nachweis von Vorräten innerhalb einer Materialgruppe hat auf ganze Eurobeträge auf- bzw. abgerundet und nur dann zu erfolgen, wenn der Wert der betreffenden Materialgruppe € 400,-- übersteigt. Sollte dies nicht der Fall sein, so ist die Übermittlung einer „Leermeldung“ unbedingt erforderlich.

Diese Materialbestandsrechnung bzw. die Leermeldung ist bis zum

28. Februar 2002

der Buchhaltung des BMBWK zu übermitteln.

Die "Richtlinien für die Inventar- und Materialverwaltung RIM" wurden in der geltenden Fassung im I. Teil, 4. Band der Verfahrensvorschriften für die Verrechnung des Bundes - VV verlautbart, und sind, wie auch alle benötigten Formblätter bei der Firma Printcom (ehem. Staatsdruckerei) erhältlich.

Bei diesen Formblättern handelt es sich um folgende Lager Nummern:

1258) Inventarbestandsrechnung
437) Verzeichnis der Inventarzugänge ohne haushaltsmäßige Verrechnung / Ausgänge
438) Nachweis der Inventarzugänge ohne haushaltsmäßige Verrechnung / Ausgänge
1247) Materialbestandsrechnung

Wien, 6. Dezember 2001

Für die Bundesministerin:
i.V. SCHNEIDER

F.d.R.d.A.:

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018