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Energieverbrauchserfassung des Bundes für das Jahr 2002

Geschäftszahl: 39.665/6-Z/8a/2002

Sachbearbeiter: ADir. Gerhard Kosian
Abteilung Z/7
Schulanlagenmanagement
Tel.: +43-1/53120-4237
Fax: +43-1/53120-814237
gerhard.kosian@bmbwk.gv.at
www.s-a-m.at

Verteiler: VI
Sachgebiet: Schuleinrichtung, -ausstattung, -gebäudebetrieb
Inhalt: Energieverbrauchserfassung des Bundes für das Jahr 2002
Geltung: Kalenderjahr 2003

Rundschreiben Nr. 4a/2003

An alle
Landesschulräte
(Stadtschulrat für Wien)

Wie in den Vorjahren ist auch für das Kalenderjahr 2002 der Energieverbrauch der Bundesverwaltung zu erheben. Auf Grund der Ausgliederung der Bundesanstalt Statistik Austria und den damit verbundenen Kosten übernimmt ab dem Berichtsjahr 2002 das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit die Erfassung und Auswertung des Energieverbrauches im Bundesbereich und stellt diese Tätigkeiten den Ressorts kostenlos als Serviceleistung zur Verfügung.

Um daher eine moderne Verwaltung zu gewährleisten, werden heuer wieder die Formulare für die Erfassung des Energieverbrauchs im Jahre 2002 mittels E-Mail den zuständigen Sachbearbeitern der Landesschulräte bzw. des Stadtschulrates für Wien übermittelt.

Es müssen nur die hellgrün unterlegten Felder des elektronischen Formulars ausgefüllt werden.

Auf folgende Punkte ist besonders Bedacht zu nehmen:

1. Jede meldende Dienststelle hat das elektronische Formular
(02_Grundz_ObN_Schlkz.xls) des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur zu verwenden.
Abgespeichert wird diese Datei unter folgender Nomenklatur
(bitte unbedingt einhalten)
:
02 (2-stellig) = bleibt gleich (=aktuelles Erhebungsjahr!) _
Grundz (6-stellig) = Grundzahl der Liegenschaft laut Liegenschaftsdatenbank
des BMWA _
ObN (3-stellig) = Objektnummer des Gebäudes laut Liegenschaftsdatenbank
des BMWA _
Schlkz (6-stellig) = Schulkennzahl des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur, also zum Beispiel:
02_610037_001_101016.xls
(sind etwaige Ziffern nicht vorhanden, wären entsprechendstellige Textkürzel zu verwenden!)

BITTE WEITERS BEACHTEN:

a) Der Sammelbogen kann auf Grund der EDV-mäßigen Erfassung entfallen.

b) Die Begründungen betreffend Kubaturänderungen bzw. des Minder- oder Mehrverbrauches müssen auf einer Begründungsliste gesammelt angeführt werden.

c) Von jeder Dienststelle muss für jedes separate Objekt (zum Beispiel Einmietung, dislozierte Klassen, Bauhof, etc.) eine eigene Excel-Datei (gemäß oben angeführter Nomenklatur) ausgefüllt werden, falls eigene Zähler vorhanden sind.

d) In der Excel-Datei müssen in der Spalte "Jahreskosten" die Jahreskosten in € (auf „Einer-Stelle“ gerundet, inkl. USt.) pro Energieträger angegeben werden (zum Beispiel: Fernwärme 180 MWh .......... € 10.052,-).

e) verbindliche Vorgangsweise bzw. TERMINPLAN für eine effiziente EDV-Erfassung:

  • Erhalt der Excel-Datei Anfang des Jahres 2003
  • Aussendung der Excel-Datei bis spätestens Anfang Februar 2003 an die Schulen
  • Bis spätestens Ende Februar 2003 müssen die Excel-Dateien an den Landesschulrat/Stadtschulrat für Wien von den Schulen zurückgesandt werden.
  • Kontrolle durch Landesschulrat/Stadtschulrat für Wien auf Vollständigkeit (Kubatur, Verbrauch, KOSTEN, eventuell Mehr- Minderverbrauch)
  • Falls nicht, sind Urgenzen sofort telefonisch durchzuführen!
  • Sammlung aller Excel-Dateien und Gesamtübermittlung mittels .zip-File
    (zumBeispiel: „02EnergieBMBWKBurgenland.zip“)
  • bis spätestens 31. März 2003 an die jeweiligen Energiesonderbeauftragten.
    * Überprüfung der Daten auf Plausibilität (elektronische Unterschrift!)
    * eventuell telefonische Rückfragen bei den Schulen (die betroffenen Schulen
    werden bei der Aufklärung ersucht, unbürokratisch mitzuwirken, um die straffe Termingestaltung einhalten zu können. Nur so kann eine rasche Energiekostenbudgetierung gewährleistet werden).
    Rückübermittlung der Excel-Dateien (mittels .zip-File) durch die Energiesonderbeauftragten an den Landesschulrat/Stadtschulrat für Wien.
  • Bis spätestens 31. Mai 2003 werden dann die Daten als Serviceleistung von den Energiesonderbeauftragten erfasst (GISY) und nach einer Zusammenfassung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur elektronisch zur Verfügung gestellt.
  • Sind alle Daten mittels GISY dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur übermittelt worden, wird die Energiedatenbank des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur sowohl den Landesschulräten/Stadtschulrat für Wien als auch den Energiesonderbeauftragten zur Verfügung gestellt.

Diese Informationen dienen als Hilfestellung für eine rationelle Energiebewirtschaftung und bilden eine Grundlage für die finanzielle Mittelzuteilung einer möglichst autonomen Bewirtschaftung.

2. Sowohl der Begründungssammelbogen als auch die Excel-Dateien (mittels .zip-File) sind dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur, Abteilung Z/8a, z.H. Herrn ADir. Gerhard Kosian nach Prüfung durch die Energiesonderbeauftragten, bis spätestens 31. Mai 2003, wenn möglich mittels E-Mail (gerhard.kosian@bmbwk.gv.at), sonst mittels Diskette, zu übermitteln.

3. Berichtsperiode ist ausnahmslos das Kalenderjahr 2002.

4. Für den Ressortbereich des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur kommt ausschließlich die Abteilung 80 (inklusive Bundesschülerheime) für die betriebs-systematische Zuordnung in Frage.

5. Anmerkungen zum elektronischen Erhebungsformular:
a.) Die Kosten wären in Euro zu erfassen.
b.) Vor allem bei Bundesschulzentren bzw. Aufteilung der Dienststelle auf mehrere Objekte wäre der vereinbarte Aufteilungsschlüssel für das Jahr 2002 im Formular einzutragen, wenn die betroffenen Dienststellen nicht mittels eigenem Formular erfasst werden.
c.) Im Feld „Auskünfte erteilt“ wäre auch die E-Mail-Adresse des Bearbeiters anzuführen.

6. Das Gesamtausmaß des beheizten umbauten Raumes (Kubatur) per 31. Dezember 2001 bzw. 31. Dezember 2002 ist unbedingt anzugeben. Fehlende Kubaturdaten sollten erhoben und ergänzt werden.

7. Beim Ausfüllen der Formblätter ist auf die beim jeweiligen Energieträger angeführte Menge bzw. Einheit Bedacht zu nehmen. Es sind keine Kommastellen anzugeben.

Änderungen gegenüber dem Vorjahr (+/- 20 %) sind detailliert anzugeben (z.B. Schule XY, Umstellung von Ölbeheizung auf Fernwärme, Schule XY, Nichtverwendung von Werkstätten wegen Umbaus etc.).

8. Name, Adresse, Fernsprechnummer und E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters sind anzuführen. Grundsätzlich hat jede Dienststelle, die die Bezahlung der Energierechnung vornimmt, die Meldung zu erstatten. In die Meldung nicht einzubeziehen sind vorschussweise für andere Bundesdienststellen vollzogene Rechnungen. Meldepflichtig ist hier die bevorschusste Dienststelle. Wenn von Dienststellen keine Meldungen vorzunehmen sind, da diese bereits bei anderen Meldungen einbezogen sind, ist eine Leermeldung unbedingt erforderlich und auf diesen Umstand hinzuweisen.

9. Bei angemieteten Räumlichkeiten ist der anteilige Energieverbrauch zu melden.

10. Die unter Punkt 1.e) vorgenommenen Terminfestlegungen sind von der Dienststelle verbindlich einzuhalten.

11. Wie aus beiliegenden Aufzeichnungen der ESB ersichtlich ist, führen ein Großteil der Schulen die monatliche Energiebuchhaltung. Die darin ausgewiesenen Verbrauchswerte können für die Jahresstatistik herangezogen werden. Die jeweiligen Energiekosten können z.B. über Teilrechnungen ermittelt werden. Sollten diesbezüglich Probleme auftreten wird ersucht umgehend mit dem zuständigen ESB Kontakt aufzunehmen. Dies gilt auch für jene Schulen, die keine monatliche Energiebuchhaltung führen und/oder die dadurch den Abgabetermin nicht einhalten können.

Nur durch eine qualitativ hoch stehende statistische Meldungspraxis kann eine rasche Energiekostenbudgetierung gewährleistet werden.

Beilage

Wien, 13. Jänner 2003

Für die Bundesministerin:
Dr. Mahringer

Für die Richtigkeit
der Ausfertigung:

Zl. 39.665/6-Z/8a/2002

Sachbearbeiter:
ADir. Gerhard Kosian
Abteilung Z/7
Schulanlagenmanagement
Tel.: +43-1/53120-4237
Fax: +43-1/53120-814237
gerhard.kosian@bmbwk.gv.at
www.s-a-m.at

Verteiler: V
Sachgebiet: Schuleinrichtung, -ausstattung, -gebäudebetrieb
Inhalt: Energieverbrauchserfassung des Bundes für das Jahr 2002
Geltung: Kalenderjahr 2003

Rundschreiben Nr. 4b/2003

An alle
Dienststellen

Wie in den Vorjahren ist auch für das Kalenderjahr 2002 der Energieverbrauch der Bundesverwaltung zu erheben. Auf Grund der Ausgliederung der Bundesanstalt Statistik Austria und den damit verbundenen Kosten übernimmt ab dem Berichtsjahr 2002 das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit die Erfassung und Auswertung des Energieverbrauches im Bundesbereich und stellt diese Tätigkeiten den Ressorts kostenlos als Serviceleistung zur Verfügung.

Um daher eine moderne Verwaltung zu gewährleisten, werden heuer wieder die Formulare für die Erfassung des Energieverbrauchs im Jahre 2002 auf Diskette übermittelt.

Es müssen nur die hellgrün unterlegten Felder des elektronischen Formulars ausgefüllt werden.

Auf folgende Punkte ist besonders Bedacht zu nehmen:

1. Jede meldende Dienststelle hat das elektronische Formular
(02_Grundz_ObN_Schlkz.xls) des BMBWK zu verwenden.
Abgespeichert wird diese Datei unter folgender Nomenklatur
(bitte unbedingt einhalten):
02 (2-stellig) = bleibt gleich (=aktuelles Erhebungsjahr!) _
Grundz. (6-stellig) = Grundzahl der Liegenschaft laut Liegenschaftsdatenbank
des BMWA _
ObN (3-stellig) = Objektnummer des Gebäudes laut Liegenschaftsdatenbank
des BMWA _
Schlkz (6-stellig) = (Schul-)Dienststellenkennzahl des BMBWK, also zum Beispiel:
02_610037_001_101016.xls
(sind etwaige Ziffern nicht vorhanden, wären entsprechendstellige Textkürzel zu verwenden!)

BITTE WEITERS ZU BEACHTEN:

a) Von jeder Dienststelle muss für jedes separate Objekt (zum Beispiel Einmietung, dislozierte Klassenräume, Bauhof, etc.) eine eigene Excel-Datei (gemäß oben angeführter Nomenklatur) ausgefüllt werden, falls eigene Zähler vorhanden sind.

b) In der Excel-Datei müssen in der Spalte "Jahreskosten" die Jahreskosten in € (auf „Einer-Stelle“ gerundet, inkl. USt.) pro Energieträger angegeben werden (zum Beispiel: Fernwärme 180 MWh .......... € 10.052,-).

c) verbindliche Vorgangsweise bzw. TERMINPLAN für eine effiziente EDV-Erfassung:

  • Erhalt der Excel-Datei Anfang des Jahres 2003
  • Aussendung der Excel-Datei bis spätestens Anfang Februar 2003 an evt. nachgeordnete Dienststellen.
  • Bis spätestens Ende Februar 2003 müssen die Excel-Dateien an die Hauptdienststelle von den nachgeordneten Dienststellen zurückgesandt werden.
    * Kontrolle durch die Hauptdienststelle auf Vollständigkeit (Kubatur, Verbrauch, KOSTEN, ev. Mehr- Minderverbrauch)
    * Falls nicht, sind Urgenzen sofort telefonisch durchzuführen!
    * Sammlung aller Excel-Dateien und Gesamtübermittlung mittels .zip-File (zum Beispiel: „02_610037_001_101016.zip“)
  • bis spätestens 31. März 2003 an die jeweiligen Energiesonderbeauftragten.
    * Überprüfung der Daten auf Plausibilität (elektronische Unterschrift!)
    * evt. telefonische Rückfragen bei der Hauptdienststelle (die betroffenen Hauptdienststellen werden bei der Aufklärung ersucht, unbürokratisch mitzuwirken, um die straffe Termingestaltung einhalten zu können. Nur so kann eine rasche Energiekostenbudgetierung gewährleistet werden).
    Rückübermittlung der Excel-Dateien (mittels .zip-File) durch die Energiesonderbeauftragten an die Hauptdienststelle.
  • Bis spätestens 31. Mai 2003 werden dann die Daten als Serviceleistung von den Energiesonderbeauftragten erfasst (GISY) und nach einer Zusammenfassung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur elektronisch zur Verfügung gestellt.

d) Für den Ressortbereich des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur dienen diese Informationen als Hilfestellung für eine rationelle Energiebewirtschaftung und bilden eine Grundlage für die finanzielle Mittelzuteilung einer möglichst auto-nomen Bewirtschaftung.

2. Sowohl der Begründungssammelbogen als auch die Excel-Dateien (mittels .zip-File) sind dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur, Abteilung Z/8a, z.H. Herrn ADir. Gerhard Kosian, nach Prüfung durch die Energiesonderbeauftragten, bis spätestens 31. Mai 2003, wenn möglich mittels E-Mail (gerhard.kosian@bmbwk.gv.at), sonst mittels Diskette, zu übermitteln.

3. Berichtsperiode ist ausnahmslos das Kalenderjahr 2002.

4. Für den Ressortbereich des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur kommt für Schulen die Abteilung 80, für Museen die Abteilung 92 für die betriebssystematische Zuordnung in Frage.

5. Anmerkungen zum elektronischen Erhebungsformular:
a.) Die Kosten wären in Euro zu erfassen.
b.) Vor allem bei Bundesschulzentren bzw. Aufteilung der Dienststelle auf mehrere Objekte wäre der vereinbarte Aufteilungsschlüssel für das Jahr 2002 im Formular einzutragen, wenn die betroffenen Dienststellen nicht mittels eigenem Formular erfasst werden.
c.) Im Feld „Auskünfte erteilt“ wäre auch die E-Mail-Adresse des Bearbeiters anzuführen.

6. Das Gesamtausmaß des beheizten umbauten Raumes (Kubatur) per 31. Dezember 2001 bzw. 31. Dezember 2002 ist unbedingt anzugeben (auch auf dem Sammelbogen!). Fehlende Kubaturdaten sollten erhoben und ergänzt werden.

7. Beim Ausfüllen der Formblätter ist auf die beim jeweiligen Energieträger angeführte Menge bzw. Einheit Bedacht zu nehmen. Es sind keine Kommastellen anzugeben.

Änderungen gegenüber dem Vorjahr (+/-20%) sind detailliert anzugeben (z.B. Umstellung von Ölbeheizung auf Fernwärme, Nichtverwendung von Werkstätten wegen Umbaus, etc.).

8. Name, Adresse, Fernsprechnummer und E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters sind anzuführen. Grundsätzlich hat jede Dienststelle, die die Bezahlung der Energierechnung vornimmt, die Meldung zu erstatten. In die Meldung nicht einzubeziehen sind vorschussweise für andere Bundesdienststellen vollzogene Rechnungen. Meldepflichtig ist hier die bevorschusste Dienststelle. Wenn von Dienststellen keine Meldungen vorzunehmen sind, da diese bereits bei anderen Meldungen einbezogen sind, ist eine Leermeldung unbedingt erforderlich und auf diesen Umstand hinzuweisen.

9. Bei angemieteten Räumlichkeiten ist der anteilige Energieverbrauch zu melden.

10. Die unter Punkt 1.c) vorgenommenen Terminfestlegungen sind von der Dienststelle verbindlich einzuhalten.

11. Wie von den der ESB mitgeteilt wurde, führt ein Großteil der Dienststellen eine monatliche Energiebuchhaltung. Die darin ausgewiesenen Verbrauchswerte können für die Jahresstatistik herangezogen werden. Die jeweiligen Energiekosten können z.B. über Teilrechnungen ermittelt werden. Sollten diesbezüglich Probleme auftreten wird ersucht umgehend mit dem zuständigen ESB Kontakt aufzunehmen. Dies gilt auch für jene Dienststellen, die keine monatliche Energiebuchhaltung führen und/oder die dadurch den Abgabetermin nicht einhalten können.

Beilage

Wien, 13. Jänner 2003

Für die Bundesministerin:
Dr. Mahringer

Für die Richtigkeit
der Ausfertigung:

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018