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Energieverbrauchserfassung im Bundesbereich für das Jahr 2003

Geschäftszahl: 39.665/7-Z/6/2003

Sachbearbeiter/in: ADir. Gerhard Kosian
Abt. Z/7, Z/8a
DW: 531 20-4237
Fax: 531 20-4482
gerhard.kosian@bmbwk.gv.at
www.bmbwk.gv.at

Verteiler: (siehe Beilage, Erl. II)
Sachgebiet: Schuleinrichtung, -ausstattung, -gebäudebetrieb
Inhalt: Energieverbrauchserfassung im Bundesbereich für das Jahr 2003
Geltung: Kalenderjahr 2004

Rundschreiben Nr.4b/2004

An alle Dienststellen
(außer Bundesmuseen)

Wie in den Vorjahren ist auch für das Kalenderjahr 2003 der Energieverbrauch der Bundesverwaltung zu erheben. Ab dem Berichtsjahr 2002 übernimmt das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit die Erfassung und Auswertung des Energieverbrauches im Bundesbereich und stellt diese Tätigkeiten den Ressorts kostenlos als Serviceleistung zur Verfügung.

Um eine moderne Verwaltung zu gewährleisten, wurden heuer die Formulare für die Erfassung des Energieverbrauchs im Jahre 2003 samt Unterlagen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit mittels E-Mail den zuständigen SachbearbeiterInnen der Dienststellen übermittelt.

Es müssen nur die hellgrün unterlegten Felder des elektronischen Formulars ausgefüllt werden.

Auf folgende Punkte ist besonders Bedacht zu nehmen:

1. Jede meldende Dienststelle hat das elektronische Formular
(03_Grundz_ObN_Schlkz.xls) des BMBWK zu verwenden.
Abgespeichert wird diese Datei unter folgender Nomenklatur
(bitte unbedingt einhalten):

03 (2-stellig) = bleibt gleich (=aktuelles Erhebungsjahr!) _ Grundz. (6-stellig) = Grundzahl der Liegenschaft laut Liegenschaftsdatenbank des BMWA _
ObN (3-stellig) = Objektnummer des Gebäudes laut Liegenschaftsdatenbank des BMWA _
Schlkz (6-stellig) = (Schul-)Dienststellenkennzahl des BMBWK, also zum Beispiel:
03_610037_001_101016.xls
(sind etwaige Ziffern nicht vorhanden, wären entsprechend stellige Textkürzel zu verwenden!)

BITTE WEITERS ZU BEACHTEN:

a) Von jeder Dienststelle muss für jedes separate Objekt (zum Beispiel Einmietung, dislozierte Klassenräume, Bauhof, etc.) eine eigene Excel-Datei (gemäß oben angeführter Nomenklatur) ausgefüllt werden, falls eigene Zähler vorhanden sind.

b) In der Excel-Datei müssen in der Spalte "Jahreskosten" die Jahreskosten in (auf „Einer-Stelle“ gerundet, inkl. USt.) pro Energieträger angegeben werden (zum Beispiel: Fernwärme 180 MWh .......... € 10.052,-).

c) verbindliche Vorgangsweise bzw. TERMINPLAN für eine effiziente EDV-Erfassung:

  • Erhalt der Excel-Datei Anfang des Jahres 2004
  • Aussendung der Excel-Datei bis spätestens Anfang Februar 2004 an evt. nachgeordnete Dienststellen.

Bis spätestens Ende Februar 2004 müssen die Excel-Dateien an die Hauptdienststelle von den nachgeordneten Dienststellen zurückgesandt werden.

* Kontrolle durch die Hauptdienststelle auf Vollständigkeit (Kubatur, Verbrauch, KOSTEN, ev. Mehr- Minderverbrauch)

* Falls nicht, sind Urgenzen sofort telefonisch durchzuführen!

* Sammlung aller Excel-Dateien und Gesamtübermittlung mittels .zip-File (zum Beispiel: „03_610037_001_101016.zip“)

  • bis spätestens 31. März 2004 an die jeweiligen Energiesonderbeauftragten.
    * Überprüfung der Daten auf Plausibilität (elektronische Unterschrift!)
    * evt. telefonische Rückfragen bei der Hauptdienststelle (die betroffenen Hauptdienststellen werden bei der Aufklärung ersucht, unbürokratisch mitzuwirken, um die straffe Termingestaltung einhalten zu können. Nur so kann eine rasche Energiekostenbudgetierung gewährleistet werden).
    Rückübermittlung der Excel-Dateien (mittels .zip-File) durch die Energiesonderbeauftragten an die Hauptdienststelle.
  • Bis spätestens 31. Mai 2004 werden dann die Daten als Serviceleistung von den Energiesonderbeauftragten erfasst (GISY) und nach einer Zusammenfassung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur elektronisch zur Verfügung gestellt.

d) Für den Ressortbereich des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur dienen diese Informationen als Hilfestellung für eine rationelle Energiebewirtschaftung und bilden eine Grundlage für die finanzielle Mittelzuteilung einer möglichst autonomen Bewirtschaftung.

2. Sowohl der Begründungssammelbogen als auch die Excel-Dateien (mittels .zip-File) sind dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur, Abteilung Z/6, z.H. Herrn ADir. Gerhard Kosian, nach Prüfung durch die Energiesonderbeauftragten, bis spätestens 31. Mai 2004, wenn möglich mittels E-Mail (gerhard.kosian@bmbwk.gv.at), sonst mittels Diskette, zu übermitteln.

3. Berichtsperiode ist ausnahmslos das Kalenderjahr 2003.

4. Für den Ressortbereich des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur kommt für Schulen die Abteilung 80, für Museen die Abteilung 92 für die betriebssystematische Zuordnung in Frage.

5. Anmerkungen zum elektronischen Erhebungsformular:
a.) Die Kosten wären in Euro zu erfassen.
b.) Vor allem bei Bundesschulzentren bzw. Aufteilung der Dienststelle auf mehrere Objekte wäre der vereinbarte Aufteilungsschlüssel für das Jahr 2003 im Formular einzutragen, wenn die betroffenen Dienststellen nicht mittels eigenem Formular erfasst werden.
c.) Im Feld „Auskünfte erteilt“ wäre auch die E-Mail-Adresse des/r Bearbeiters/in anzuführen.

6. Das Gesamtausmaß des beheizten umbauten Raumes (Kubatur) per 31. Dezember 2002 bzw. 31. Dezember 2003 ist unbedingt anzugeben (auch auf dem Sammelbogen!). Fehlende Kubaturdaten sollten erhoben und ergänzt werden.

7. Beim Ausfüllen der Formblätter ist auf die beim jeweiligen Energieträger angeführte Menge bzw. Einheit Bedacht zu nehmen. Es sind keine Kommastellen anzugeben.

Änderungen gegenüber dem Vorjahr (+/-20%) sind detailliert anzugeben (z.B. Umstellung von Ölbeheizung auf Fernwärme, Nichtverwendung von Werkstätten wegen Umbaus, etc.).

8. Name, Adresse, Fernsprechnummer und E-Mail-Adresse des/r Sachbearbeiters/in sind anzuführen. Grundsätzlich hat jede Dienststelle, die die Bezahlung der Energierechnung vornimmt, die Meldung zu erstatten. In die Meldung nicht einzubeziehen sind vorschussweise für andere Bundesdienststellen vollzogene Rechnungen. Meldepflichtig ist hier die bevorschusste Dienststelle. Wenn von Dienststellen keine Meldungen vorzunehmen sind, da diese bereits bei anderen Meldungen einbezogen sind, ist eine Leermeldung unbedingt erforderlich und auf diesen Umstand hinzuweisen.

9. Bei angemieteten Räumlichkeiten ist der anteilige Energieverbrauch zu melden.

10. Die unter Punkt 1.c) vorgenommenen Terminfestlegungen sind von der Dienststelle verbindlich einzuhalten.

Wien, 26. Jänner 2004

Für die Bundesministerin:
Dr. Moser

Für die Richtigkeit der Ausfertigung:

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018