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Bildungsdokumentation – Termine und weitere Vorgangsweise für die Schülerdatenmeldung 2003/04

Geschäftszahl: 38.000/2-III/2/2004

Sachbearbeiter/in: Josef Steiner
Abt. III/2, VII/9a
Bankgasse 1 1010 Wien
DW: 531 20-2811
Fax: 531 20-81 2811
josef.steiner@bmbwk.gv.at
www.bmbwk.gv.at

Verteiler: VII
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Inhalt: Bildungsdokumentation, Schülerdatenmeldung 2003/04, Meldetermine und Vorgangsweise
Geltung: Schuljahr 2003/04
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003) bzw. der Privatschulen-Statistikverordnung (BGBl. II Nr. 500/2003)
Angesprochene Personen: Schulaufsicht für die allgemein bildenden und berufsbildenden Pflichtschulen, mittleren und höheren Schulen, sowie Sozialakademien und Pädagogischen Institute

Rundschreiben Nr. 5a/2004

An alle Landesschulräte
(Stadtschulrat für Wien)

Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur (BMBWK) gibt hiermit nachstehende Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen Schülerdatenerhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation bekannt, insbesondere die aktuellen Meldetermine für das laufende Schuljahr:

1. Grundsatz:
Die Schülerdatenmeldung im Rahmen der neuen Bildungsdokumentation ist bei öffentlichen Schulen gemäß § 6, bei Privatschulen gemäß § 9 Abs. 2 Bildungsdokumentationsgesetz von allen Schulen des do. Aufsichtsbereiches (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) durchzuführen.

Generell haben öffentliche Schulen ihre Schülerdaten an das BMBWK zu melden und Privatschulen an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria).

Davon abweichend müssen die öffentlichen land- und forstwirtschaftlichen Berufs- und Fachschulen (ausgenommen die Forstfachschule des Bundes) an die Statistik Austria und andererseits die privaten land- und forstwirtschaftlichen höheren Schulen an das BMBWK ihre Schülerdatenmeldungen übermitteln.

2. Meldevarianten:
Die Übermittlung der Schülerdaten hat grundsätzlich in elektronischer Form zu erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen zulässig.

2.1 Elektronische Datenübermittlung:
Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 6 der Privatschulen-Statistikverordnung sind die Schülerdaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d.h. in Form einer genormten XML- Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägun gen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnis sen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes). Von den Programmautoren der am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogramme wurde angekündigt, dass mit den aktuellen Versionen ihrer Programme die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei möglich sein wird.

Für jene Schulen, die über kein geeignetes Schülerverwaltungsprogramm verfügen, stellt das BMBWK ein entsprechendes Schülerdatenerfassungs- und -verwaltungsprogramm zur Verfügung. Mithilfe dieses Programms können die Schülerdaten erfasst oder über eine CSV-Schnittstelle auch aus bestehenden Schulverwaltungsdatenbeständen importiert und fehlende Informationen ergänzt werden. Weiters können damit die Daten gegen die zentralen Prüfkataloge validiert und anschließend über ISO/I.DEAL dem BMBWK bzw. an die Statistik Austria übermittelt werden.

Im Modus "Freeware" steht damit praktisch eine vollständige Schülerverwaltung für den schulinternen Gebrauch zur Verfügung – öffentliche Formulare wie z.B. Zeugnisse können damit allerdings erst nach Lizenzierung des Programms erstellt werden.

Den weiterführenden Schulen wurde dieses Programmpaket samt aktueller ISO-Software im Dezember 2003 mittels CD-ROM "ISA 1.4" zur Verfügung gestellt.

Die Pflichtschulen können bei Bedarf die Softwarekomponenten "Installationspaket BilDokG bzw. Modus Freeware" (das ist das obgenannte Schülerdatenerfassungs- und -verwaltungprogramm) samt den zugehörigen elektronischen Handbüchern und "DeveloperKit.zip" (diese Komponente dient der Datenvalidierung) im Download-Bereich der BilDok-Website http://www.bmukk.gv.at/bildok herunterladen.

Die Datenübertragungssoftware ISO/I.DEAL für die verschlüsselte und zertifizierte Übertragung der Datenmeldungen an die zentrale Evidenz muss für die einzelnen Schulen lizenziert werden und kann daher nicht auf diesem Weg zur Verfügung gestellt werden.

Für öffentliche Pflichtschulen wird auch die Möglichkeit angeboten, die validierte XML-Datei mittels Datenträger (Diskette oder CD) per Post an das BMBWK zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich diese Meldung bezieht, zu beschriften und die Postsendung ist wie folgt zu adressieren:

Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur, Bildungsdokumentation, Postfach 65, 1014 Wien.

Für Privatschulen, die nicht ISO/I.DEAL verwenden, steht ab Mitte Februar 2004 eine sichere https-Webpage der Statistik Austria zur Verfügung, an die die Schülerdaten übermittelt (upgeloadet) werden können. Auf die entsprechenden Hinweise auf der Website der Statistik Austria wird verwiesen.

2.2 Datenmeldung mittels Papierformularen:
Für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.

Dies sind das zweiseitige Schülerblatt ("SchuelerInnenblatt.pdf") und das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), die für die öffentlichen Schulen samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) ebenfalls im Download-Bereich der BilDok-Website http://www.bmukk.gv.at/bildok herunter geladen werden können. Schulen ohne Internetzugang können die Unterlagen auch bei der Hotline unter der Telefonnummer 01/71123-2310 bestellen.

Das Schülerblatt ist vor Ort (an der Schule) doppelseitig auszudrucken bzw. in der benötigten Anzahl doppelseitig zu kopieren und anschließend pro Schüler/in auszufüllen. Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("SchuelerInnenblatt Erlaeuterungen") zu finden.

Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleitschreiben zur Datenmeldung.

Diese Datenübermittlung auf dem Postweg wäre ebenfalls wie folgt zu adressieren:
Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur,
Bildungsdokumentation,
Postfach 65,
1014 Wien.

Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten Schüler/inne/n wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die Schüler/in an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen selbstverständlich nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.

Für Privatschulen gelten auch hier die entsprechenden Richtlinien der Statistik Austria (z.B. können dort aus technischen Gründen nur die durch die Statistik Austria an die einzelnen Schulen ausgesandten Originalformulare für Privatschulen verwendet werden).

3. Stichtage und Meldetermine:
Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 6 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 5 der Privatschulen-Statistikverordnung, die diesjährigen Dateneinbringungstermine (Meldetermine) werden hiermit per Erlass festgelegt.

3.1 Erhebungsstichtage:
Die Stichtage für die diesjährige Datenerhebung sind somit

  • bei Schulen mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation:
    - der 1. Oktober 2003 und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2002/03
  • bei Schulen mit anderer Unterrichtsorganisation (semestrige, lehrgangs- oder saisonmäßige Unterrichtsorganisation, verkürzte Unterrichtsjahre):
    - der zweite Montag nach Beginn und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres
  • bei Akademien:
    - der sechste Werktag nach Ende der allgemeinen Inskriptionsfrist eines jeden Semesters und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters

Der Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Abschlusses eines Prüfungstermins.

Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle Schüler/innen, Studierenden bzw. Prüfungskandidat/inn/en, die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schulen erforderlich sind.

3.2 Meldetermine:
Infolge der nach Vorliegen der Durchführungsverordnungen noch notwendigen Vorarbeiten für die darauf aufbauende technisch-organisatorische Umsetzung dieses völlig neuen Erhebungssystems konnten die diesjährigen Datenmeldungen noch nicht zu den in der Verordnung vorgesehenen Terminen erfolgen.

Es werden daher hiermit folgende Meldetermine festgelegt:

Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2002/03 bzw. Sommersemester 2003, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen im Laufe des Jahres 2003, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2003/04 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen Schülerstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind bis längstens Ende März 2004 an die Gesamtevidenz der Schüler im BMBWK bzw. an die Statistik Austria zu melden.

Mit getrennter Datenmeldung sind dann bezüglich jener Schüler/innen bzw. Studierenden, die organisatorisch in Semester gegliederte Bildungsgänge besuchen, auch bereits die Schulerfolgsdaten über das Wintersemester 2003/04 und die Ausbildungsdaten über das Sommersemester 2004 zu übermitteln.

Dabei ist zu beachten, dass diese Meldungen unbedingt als sogenannte Ergänzungsmeldungen (Meldeart="e") gekennzeichnet werden, da ansonsten die Daten des vorangegangenen Semesters überschrieben würden.

Ebenso sind im Falle von lehrgangsmäßigen Berufsschulen bzw. ähnlich organisierten Ausbildungen jeweils spätestens in der fünften Woche nach Lehrgangsbeginn die aktuellen Schülerstammdaten der Lehrgangsteilnehmer samt Informationen über den laufenden Ausbildungsgang mit jeweils gesonderten Datenmeldungen zu übermitteln. Auch diese Folge-Meldungen innerhalb eines Schuljahres sind zur Vermeidung von Datenverlusten als Ergänzungsmeldungen zu kennzeichnen.

Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wäre eine möglichst kurzfristige Übermittlung wünschenswert, da hier mit größeren Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.

Für den Bereich der Privatschulen gelten zum Teil davon abweichende Meldetermine und Richtlinien für die Datenübermittlung, die von Statistik Austria bereits vor längerem fixiert und den betroffenen Schulen auch schriftlich bekannt gegeben wurden. Diese Richtlinien für Privatschulen sowie die Information über deren Versand ergingen per E-Mail am 5. bzw. 11. November 2003 seitens der Statistik Austria auch an die Landesschulräte (Zl. 122/2-B/03) bzw. den Stadtschulrat für Wien (Zl. 122/3-B/03).

4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:
Das BMBWK hat unter der Internetadresse http://www.bmbwk.gv.at/bildok eine offizielle Informationsplattform zur Bildungsdokumentation eingerichtet, auf der umfassende Informationen zur Bildungsdokumentation angeboten werden, die auch laufend aktualisiert werden. Auch dieses Rundschreiben wird in weiterer Folge dort abrufbar sein.

Darüber hinaus steht den Schulen und Schulbehörden auch eine zentrale Hotline zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse bildok@bmbwk.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01/71123-2310 erreichbar ist.

Für Privatschulen steht weiters eine Internetseite der Statistik Austria unter der Adresse http://www.statistik.at/_downloads/schule/privatschule/privatschulen.shtml zur Verfügung bzw. werden telefonische Anfragen unter der Nummer 01/71128 -7216 oder 7259 entgegengenommen.

5. Weitere Datenmeldungen gemäß Bildungsdokumentationsgesetz

5.1 Nacherfassung der Bildungsabschlüsse 2001 und 2002:
Gemäß § 14 Abs. 1, 2. Satz Bildungsdokumentationsgesetz sind weiterführende Schulen verpflichtet, die zwischen 16.5.2001 und 31.12.2002 angefallenen Bildungsabschlüsse an die Statistik Austria zu übermitteln. Die entsprechenden Erhebungsunterlagen wurden von der Statistik Austria im Frühjahr 2002 bzw. im Herbst 2003 per E-Mail an die betroffenen Schulen übermittelt. Noch ausständige Bildungsabschlussdatenmeldungen sollten – falls keine gesonderten Vereinbarungen getroffen wurden – umgehend an die Statistik Austria übermittelt werden.

5.2 Personaldaten der Privatschulen:
Bezüglich der von Privatschulen abzugebenden Personaldatenmeldungen gemäß § 9 Abs. 4 Z 1 Bildungsdokumentationsgesetz wird auf die Aussendung der entsprechenden Erhebungsunterlagen durch die Statistik Austria vom 4. bzw. 5. November 2003 und auf den ebenfalls im § 9 Abs. 4 Bildungsdokumentationsgesetz genannten Einsendetermin (1. Dezember) hingewiesen. Privatschulen, die noch keine Personaldatenmeldung für das laufende Schuljahr an die Statistik Austria übermittelt haben, sollten diese bis spätestens Ende Februar 2004 nachreichen.

6. Information der Schulen und der Bezirksschulräte:
Die Landesschulräte (Stadtschulrat für Wien) werden ersucht, die Schulen sowie auch die weiteren damit befassten Dienststellen (Bezirksschulräte) des jeweiligen Aufsichtsbereiches entsprechend zu informieren und im Rahmen der dortigen Möglichkeiten bei der Umsetzung des Bildungsdokumentationsgesetzes zu unterstützen.

Wien, 9. Februar 2004

Für die Bundesministerin:
Mag. Stelzmüller

F.d.R.d.A.:
Kirnbauer eh.

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018