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Bildungsdokumentation, Schülerdatenmeldung 2004/05

Geschäftszahl: BMBWK-S38.000/0035-V/2/2004

SachbearbeiterIn: Josef Steiner
Abteilung: V/2
E-mail: josef.steiner@bmbwk.gv.at
Telefon/Fax: +43(1)/53120-2811/53120-81 2811

Verteiler: N (lt. beiliegender Adressliste)
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Inhalt: Bildungsdokumentation, Schülerdatenmeldung 2004/05, Vorgangsweise
Geltung: Schuljahr 2004/05
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003) bzw. der Privatschulen-Statistikverordnung (BGBl. II Nr. 500/2003)
Angesprochene Personen: Schulaufsicht für die allgemein bildenden und berufsbildenden Pflichtschulen, mittleren und höheren Schulen, sowie Sozialakademien und Pädagogischen Institute

Rundschreiben Nr. 25a/2004

An alle Landesschulräte
(Stadtschulrat für Wien)

Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur (BMBWK) gibt hiermit nach stehende Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen Schülerdatenerhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation bekannt:

A) Die inhaltlichen Eckpunkte der Richtlinie im Überblick:

Zusammenfassend dürfen hiermit die inhaltlichen Eckpunkte kurz dargestellt werden, um den Betroffenen einen raschen Überblick über die Unterschiede zum letztjährigen Erhebungs durchgang zu ermöglichen.

  • Verlängerung der aktuellen Rücksendefrist für Pflichtschulen (von der 42. Woche) und weiterführende Schulen (von Ende November 2004) auf Ende Jänner 2005
  • Für Schulen ohne geeignetes SchülerInnen-Verwaltungsprogramm:
    Kostenlose Excel-Routine zur Erstellung der vorgesehenen elektronischen BilDok-Datenmeldung, downloadbar über die BilDok-Website http://www.bmbwk.gv.at/bildok
    (löst die sogenannte "BilDok-Freeware" ab, die aus Lizenzgründen jetzt nur mehr für weiterführende Schulen über die Fa. Intercom kostenfrei angeboten werden kann)
  • Verfügbarkeit einer Online-Datenprüfung für die elektronischen BilDok-Meldungen unter der Internet-Adresse https://bildok.bmbwk.gv.at, in die auch ein umfangreiches Hilfe-System mit Hinweisen zur Behebung der ausgewiesenen Fehlerpunkte integriert ist.
  • Klarstellung, dass damit gem. § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 6 der Privatschulen-Statistikverordnung nahezu allen Schulen eine elektronische Meldung möglich sein müsste und daher nur in wenigen Sonderfällen eine Meldung mittels Papierformularen zulässig sein wird.
  • Für diese Sonderfälle:
    Ausschließliche Verwendung von gedruckten Original-Erhebungsformularen der Statistik Austria (Anforderungsmöglichkeit mittels entsprechender E-Mail lt. BilDok-Website).
  • Rücksendung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare direkt an Statistik Austria (zur dortigen Aufarbeitung im Auftrag des BMBWK). Adressierung daher an:
    Bundesanstalt Statistik Österreich
    Direktion Bevölkerung, Schulstatistik
    Guglgasse 13
    1110 Wien
  • Einbringung der elektronischen Datenmeldungen der öffentlichen Schulen weiterhin mittels ISO/I.DEAL (soweit verfügbar) bzw. als (eingeschriebene) Sendung auf dem Postweg auf Diskette oder CD-ROM an die Adresse:
    Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur
    Bildungsdokumentation
    Minoritenplatz 5
    1014 Wien
    Einsendungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden, da bei dieser Übermittlungsart die Identität und damit die Verantwortlichkeit des Absenders nicht gesichert ist. An alternativen Lösungen wird noch gearbeitet, sie werden bei Vorliegen auf der BilDok-Website bekannt gegeben.

B) Die Richtlinie im Detail:

1. Grundsatz:
Die Schülerdatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation ist bei öffentlichen Schulen gemäß § 6, bei Privatschulen gemäß § 9 Abs. 2 Bildungsdokumentationsgesetz von allen Schulen des do. Aufsichtsbereiches (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) durchzuführen.

Generell haben öffentliche Schulen ihre Schülerdaten an das BMBWK zu melden und Privatschulen an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria).

Davon abweichend müssen die öffentlichen land- und forstwirtschaftlichen Berufs- und Fachschulen (ausgenommen die Forstfachschule des Bundes) an die Statistik Austria und andererseits die privaten land- und forstwirtschaftlichen höheren Schulen an das BMBWK ihre Schülerdatenmeldungen übermitteln.

2. Meldevarianten:
Die Übermittlung der Schülerdaten hat grundsätzlich in elektronischer Form zu erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen zulässig.

2.1 Elektronische Datenübermittlung:
Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 6 der Privatschulen-Statistikverordnung sind die Schülerdaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d.h. in Form einer genormten XML- Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägun gen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnis sen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).

Bei den am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogrammen sollte mit den aktuellen Versionen die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei jedenfalls möglich sein.

Für jene weiterführenden Schulen, die über kein geeignetes Schülerverwaltungsprogramm verfügen, stellt das BMBWK weiterhin ein entsprechendes Schülerdatenerfassungs- und –verwaltungsprogramm kostenlos zur Verfügung. Mithilfe dieses Programms können die Schülerdaten erfasst oder über eine CSV-Schnittstelle auch aus bestehenden Schulverwaltungsdatenbeständen importiert und fehlende Informationen ergänzt werden. Weiters können damit die Daten gegen die zentralen Prüfkataloge validiert und anschließend über ISO/I.DEAL dem BMBWK bzw. an die Statistik Austria übermittelt werden. Dieses Programmpaket wurde den weiterführenden Schulen samt ISO-Software bereits im Dezember 2003 mittels CD-ROM „ISA 1.4“ zur Verfügung gestellt, die Aktualisierung erfolgt seither automatisch bei jedem ISO-Aufruf bzw. über Anforderung bei Fa. Intercom.

Im Modus "Freeware" steht damit praktisch eine vollständige Schülerverwaltung für den schulinternen Gebrauch zur Verfügung – öffentliche Formulare wie z.B. Zeugnisse können damit allerdings erst nach Lizenzierung des Programms erstellt werden.

Für die Pflichtschulen fordert der Programmautor ab heuer pro Schule eine Lizenzgebühr in Höhe von EUR 120,- zur Abdeckung des anfallenden Wartungs- und Supportaufwands. Das "Installationspaket BilDokG bzw. Modus Freeware" (das ist das obgenannte Schülerdatenerfassungs- und -verwaltungprogramm) ist daher im Download-Bereich der BilDok-Website http://www.bmbwk.gv.at/bildok nicht mehr verfügbar. Interessenten können sich direkt an den Programmautor wenden (z.B. per E-Mail an: support@schusta.at).

Ergänzend stellt das BMBWK nun kostenlos eine entsprechende Excel-Routine zur Verfügung, mit der die erforderliche XML-Datei automationsunterstützt generiert werden kann. Auch der Datenimport via genormter CSV-Schnittstelle oder aus bestehenden – auch unvollständigen – BilDok-XML-Dateien wird durch entsprechende Makros unterstützt, ebenso die Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Bearbeitung der Fehlerrückmeldungen aus der Datenvalidierung über die https-Prüfseite (siehe nächster Absatz). Verfügbar ist dieses Excel-Projekt im Download-Bereich am Ende der BilDok-Website (http://www.bmbwk.gv.at/bildok).

Mit dieser neuen Prüfseite unter der Internetadresse https://bildok.bmbwk.gv.at sollten prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie per Datenträger an die Zentralstelle übermittelt werden. Dort ausgewiesene Datenfehler würden nämlich auch einen (vollständigen) Datenimport in die zentrale Datenbank verhindern und die Meldung müsste als fehlerhaft zur Korrektur an die Schule retourniert werden. Von einigen Programmautoren wurde diese neue Prüfmöglichkeit auch bereits in ihre Programme eingebunden.
Weiters besteht hier auch die Möglichkeit zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und Hinweise zur Fehlerbehebung direkt abzurufen.

Damit sollte praktisch für alle Schulen, denen zumindest ein üblicher PC-Arbeitsplatz zur Verfügung steht, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer elektronischen SchülerInnen-Datenmeldung gegeben sein.

Für öffentliche Schulen ohne ISO-Zugang besteht weiterhin die Möglichkeit die validierte XML-Datei mittels Datenträger (Diskette oder CD) per Post an das BMBWK zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich diese Meldung bezieht, zu beschriften und die Postsendung ist wie folgt zu adressieren:
Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur, Bildungsdokumentation, Minoritenplatz 5, 1014 Wien.

An der Bereitstellung einer Möglichkeit zur gesicherten elektronischen Übermittlung ohne ISO/I.DEAL wird dzt. gearbeitet. Bei Verfügbarkeit wird auf der BilDok-Website darüber näher informiert.

Für Privatschulen, die nicht ISO/I.DEAL verwenden, steht eine sichere https-Webpage der Statistik Austria zur Verfügung, an die die SchülerInnendaten übermittelt (upgeloadet) werden können. Auf die entsprechenden Hinweise auf der Website der Statistik Austria wird verwiesen.

2.2 Datenmeldung mittels Papierformularen:
Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung dennoch nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.

Dies ist zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das für die öffentlichen Schulen samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) ebenfalls im Download-Bereich der BilDok-Website

http://www.bmbwk.gv.at/bildok herunter geladen werden kann. Für die Meldung der einzelnen SchülerInnendaten selbst sind ab dem diesjährigen Erhebungsdurchgang aus technisch-organisatorischen Gründen (Möglichkeit zur Verarbeitung über Datenlesegeräte) nur mehr die doppelseitigen farbigen Original-Formulare zulässig, die bei Bedarf per E-Mail an bildok@bmbwk.gv.at angefordert werden können (nähere Informationen dazu sind auf der BilDok-Website nachzulesen). Selbst kopierte oder auch mittels Farbdrucker ausgedruckte Formulare können für die aktuelle Erhebung 2004/05 nicht mehr übernommen werden.

Für Nach- oder Korrekturmeldungen zum Erhebungsdurchgang 2003/04 steht das letztjährige Formular weiterhin zum Download bereit, welches dann vor Ort (an der Schule) doppelseitig auszudrucken bzw. in der benötigten Anzahl doppelseitig zu kopieren und anschließend pro Schüler/in auszufüllen ist.

Schulen ohne Internetzugang können die Unterlagen ggf. auch bei der Hotline unter der Telefonnummer 01/71123-2310 bestellen.

Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("SchuelerInnenblatt Erlaeuterungen") zu finden.

Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleitschreiben zur Datenmeldung.

Die Übermittlung der ausgefüllten neuen maschinenlesbaren Formulare samt Summenblatt hat direkt an Statistik Austria zu erfolgen, wo heuer zwecks verstärkter Nutzung von Synergieeffekten die Aufarbeitung im Auftrag des BMBWK durchgeführt wird.

Diese Postsendungen wären daher wie folgt zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten Schüler/inne/n wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die Schüler/in an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen selbstverständlich nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.

Für Privatschulen gelten auch hier die entsprechenden Richtlinien der Statistik Austria.

3. Stichtage und Meldetermine:
Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 6 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 5 der Privatschulen-Statistikverordnung, ebenso die Dateneinbringungstermine (Meldetermine).

3.1 Erhebungsstichtage:
Die Stichtage für die diesjährige Datenerhebung sind somit

  • bei Schulen mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation:
    - der 1. Oktober 2004 und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2003/04
  • bei Schulen mit anderer Unterrichtsorganisation (semestrige, lehrgangs- oder saisonmäßige Unterrichtsorganisation, verkürzte Unterrichtsjahre):
    - der zweite Montag nach Beginn und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres
  • bei Akademien:
    - der sechste Werktag nach Ende der allgemeinen Inskriptionsfrist eines jeden Semesters und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters

Der Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Abschlusses eines Prüfungstermins.

Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle Schüler/innen, Studieren den bzw. Prüfungskandidat/inn/en, die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schulen erforderlich sind.

3.2 Meldetermine:
Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2003/04 bzw. Sommersemester 2004, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2004/05 laufenden

Ausbildungen samt den zugehörigen Schülerstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnungen bis zu folgenden Terminen an die Gesamtevidenz der Schüler im BMBWK bzw. an die Statistik Austria zu melden:

  • von Schularten mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation bis Ende Jänner 2005
    (die an sich mit Ende der 42. Kalenderwoche vorgesehene Meldefrist für allgemeinbildende Pflichtschulen bzw. Ende November für weiterführende Schulen wird aus technisch-organisatorischen Gründen hiermit bis Ende Jänner verlängert)
  • von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende Jänner 2005 oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
  • von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende Jänner 2005 und
  • die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2004/05, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2005 dann bis Ende März 2005.

Dabei ist zu beachten, dass mit Ausnahme der ersten Meldung zum Schuljahr alle folgenden Meldungen einer Schule unbedingt als sogenannte Ergänzungsmeldungen (Meldeart="e") gekennzeichnet werden, da ansonsten die Daten des vorangegangenen Semesters bzw. Lehrgangs innerhalb des Schuljahres überschrieben würden.

Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wäre eine möglichst kurzfristige Übermittlung wünschenswert, da hier mit größeren Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.

4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:
Das BMBWK hat unter der Internetadresse http://www.bmbwk.gv.at/bildok eine offizielle Informationsplattform zur Bildungsdokumentation eingerichtet, auf der umfassende Informationen zur Bildungsdokumentation angeboten werden, die auch laufend aktualisiert werden. Auch dieses Rundschreiben wird in weiterer Folge dort abrufbar sein.

Darüber hinaus steht den Schulen und Schulbehörden auch eine zentrale Hotline zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse bildok@bmbwk.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01/71123-2310 erreichbar ist.

Für Privatschulen steht weiters eine Internetseite der Statistik Austria unter der Adresse http://www.statistik.at/_downloads/schule/privatschule/privatschulen.shtml zur Verfügung bzw. werden telefonische Anfragen unter der Nummer 01/71128 -7216 oder 7259 entgegen genommen.

5. Offene Datenmeldungen zum Erhebungsjahr 2003/04
5.1 Die zentralen Schnittstellen wurden zwischenzeitlich dahingehend adaptiert, dass parallel zur laufenden Erhebung auch noch ausstehende oder Korrekturmeldungen zum letzten Erhebungsjahr übernommen und verarbeitet werden können. Bei diesen nachträglichen Meldungen ist darauf zu achten, dass ein Meldedatum vor dem 1. 9. 2004 angegeben wird, um eine korrekte Zuordnung zum abgelaufenen Erhebungsjahr zu ermöglichen.
Um den Erhebungsdurchgang ehest möglich abschließen zu können, wird um dringende Übermittlung der noch ausstehenden Meldungen ersucht, die tunlichst in elektronischer Form, z.B. mithilfe des auf der BilDok-Website bereitgestellten Excel-Projekts erfolgen mögen.

6. Information der Schulen und der Bezirksschulräte:
Die Landesschulräte (Stadtschulrat für Wien) werden ersucht, die Schulen sowie auch die weiteren damit befassten Dienststellen (Bezirksschulräte) des jeweiligen Aufsichtsbereiches entsprechend zu informieren und im Rahmen der dortigen Möglichkeiten bei der Umsetzung des Bildungsdokumentationsgesetzes zu unterstützen.

Wien, 10. Dezember 2004

Für die Bundesministerin:
MR Dr. Rudolf APFLAUER

F.d.R.d.A.:
Kirnbauer eh.

Letzte Aktualisierung: 6. April 2018