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Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die Schülerdatenmeldung 2006/07

Geschäftszahl: BMBWK-13.002/0012-V/1/2006
SachbearbeiterIn: Josef Steiner
Abteilung: V/1
E-mail: josef.steiner@bmbwk.gv.at
Telefon/Fax: +43(1)/53120-2811/53120-812811

Verteiler: N (lt. ELAK/I.Deal-Verzeichnis)
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Inhalt: Bildungsdokumentation, Schülerdatenmeldung 2006/07, Vorgangsweise
Geltung: Schuljahr 2006/07
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003) bzw. der Privatschulen-Statistikverordnung (BGBl. II Nr. 500/2003)
Angesprochene Personen: Schulaufsicht für die allgemein bildenden und berufsbildenden Pflichtschulen, mittleren und höheren Schulen, sowie Sozialakademien und Pädagogischen Institute

Rundschreiben Nr. 17a/2006

An alle Landesschulräte (Stadtschulrat für Wien)

Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur (BMBWK) gibt hiermit nach stehende Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen Schülerdatenerhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation bekannt, wobei die inhaltlichen Eckpunkte zuerst kurz dargestellt werden, um den Betroffenen einen raschen Überblick zu ermöglichen:

A) Die inhaltlichen Eckpunkte der Richtlinie im Überblick:

  • Rücksendefrist für die allgemein bildenden Pflichtschulen ist die 42. Woche (d.h. bis 22. Oktober 2006), für die weiterführenden Schulen bis Ende November 2006
  • Für die Durchführung der BilDok-Meldungen ist auf der Homepage des BMBWK unter http://www.bmbwk.gv.at/bildok eine Informationsseite eingerichtet.
  • Für Schulen ohne geeignetes SchülerInnen-Verwaltungsprogramm:
    Kostenlose Excel-Routine zur Erstellung der vorgesehenen elektronischen BilDok-Datenmeldung, downloadbar über die BilDok-Website http://www.bmbwk.gv.at/bildok
  • Verfügbarkeit einer Online-Datenprüfung für die elektronischen BilDok-Meldungen unter der Internet-Adresse https://bildok.bmbwk.gv.at, in die auch ein umfangreiches Hilfe-System mit Hinweisen zur Behebung der ausgewiesenen Fehlerpunkte integriert ist.
  • Klarstellung, dass damit gem. § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 6 der Privatschulen-Statistikverordnung nahezu allen Schulen eine elektronische Meldung möglich sein müsste und daher nur in wenigen Sonderfällen eine Meldung mittels Papierformularen zulässig sein wird.
  • Für diese Sonderfälle:
    Ausschließliche Verwendung von gedruckten Original-Erhebungsformularen der Statistik Austria (Anforderungsmöglichkeit mittels entsprechender E-Mail lt. BilDok-Website).
  • Rücksendung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare direkt an Statistik Austria (zur dortigen Aufarbeitung im Auftrag des BMBWK). Adressierung daher an:
    Bundesanstalt Statistik Österreich
    Direktion Bevölkerung, Schulstatistik
    Guglgasse 13
    1110 Wien
  • Einbringung der elektronischen Datenmeldungen der öffentlichen Schulen vornehmlich
    mittels XML-Uploadservice via Portal Austria (Internet)
    Nur in Sonderfällen auf Diskette oder CD-ROM auf dem Postweg ebenfalls direkt an obige Adresse der Bundesanstalt Statistik Österreich zur dortigen Aufarbeitung im Auftrag des BMBWK.

Einsendungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden, da bei dieser Übermittlungsart die Identität und damit die Verantwortlichkeit des Absenders nicht gesichert ist.

B) Die Richtlinie im Detail:

1. Grundsatz:
Die Schülerdatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation ist bei öffentlichen Schulen gemäß § 6, bei Privatschulen gemäß § 9 Abs. 2 Bildungsdokumentationsgesetz von allen Schulen des do. Aufsichtsbereiches (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) durchzuführen.

Generell haben öffentliche Schulen ihre Schülerdaten an das BMBWK zu melden und Privatschulen an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria).

Davon abweichend müssen die öffentlichen land- und forstwirtschaftlichen Berufs- und Fachschulen (ausgenommen die Forstfachschule des Bundes) an die Statistik Austria und andererseits die privaten land- und forstwirtschaftlichen höheren Schulen an das BMBWK ihre Schülerdatenmeldungen übermitteln.

2. Meldevarianten:

Die Übermittlung der Schülerdaten hat grundsätzlich in elektronischer Form zu erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen zulässig.

2.1 Elektronische Datenübermittlung:
Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 6 der Privatschulen-Statistikverordnung sind die Schülerdaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d.h. in Form einer genormten XML- Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägun gen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnis sen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).

Bei den am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogrammen sollte mit den aktuellen Versionen die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei jedenfalls möglich sein.

Alternativ stellt das BMBWK kostenlos auch eine entsprechende Excel-Routine zur Verfügung, mit der die erforderliche XML-Datei automationsunterstützt generiert werden kann. Auch der Datenimport via genormter CSV-Schnittstelle oder aus bestehenden – auch unvollständigen – BilDok-XML-Dateien wird durch entsprechende Makros unterstützt, ebenso die Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Bearbeitung der Fehlerrückmeldungen aus der Datenvalidierung über die https-Prüfseite (siehe nächster Absatz). Verfügbar ist dieses Excel-Projekt im Download-Bereich am Ende der BilDok-Website (http://www.bmbwk.gv.at/bildok).

Mit der bewährten Prüfseite unter der Internetadresse https://bildok.bmbwk.gv.at sollten prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an die Zentralstelle übermittelt werden. Dort ausgewiesene Datenfehler würden nämlich auch einen (vollständigen) Datenimport in die zentrale Datenbank verhindern und die Meldung müsste als fehlerhaft zur Korrektur an die Schule retourniert werden. Von mehreren Programmautoren wurde diese Online-Prüfmöglichkeit auch bereits in ihre Programme eingebunden.
Weiters besteht hier auch die Möglichkeit zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und Hinweise zur Fehlerbehebung direkt abzurufen.

Damit sollte praktisch für alle Schulen, denen zumindest ein üblicher PC-Arbeits platz zur Verfügung steht, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer
elektronischen SchülerInnen-Datenmeldung gegeben sein.

Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse bildok@bmbwk.gv.at. Diese Portal Austria-Kennung wird nun nicht mehr temporär vergeben, sondern steht der Schule anschließend für die BilDok-Datenmeldung sowie Anforderung von Ersatzkennzeichen permanent zur Verfügung. Weitere Angaben für die Anforderung von Portal Austria-Kennungen finden Sie auf der BilDok-Website http://www.bmbwk.gv.at/bildok.

Für jene speziellen Fälle, in denen eine Übermittlung via Portal Austria-Zugang z.B. aus technischen Gründen nicht möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit die validierte XML-Datei mittels Datenträger (Diskette oder CD) auf dem Postweg zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich diese Meldung bezieht, und dem Schuljahr, auf das sich diese Meldung bezieht, zu beschriften.
Die Aufarbeitung dieser Datenträger wird im Auftrag des BMBWK nunmehr bei Statistik Austria durchgeführt, diese Postsendung ist daher direkt an die folgende Adresse zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Für Privatschulen steht eine sichere https-Webpage der Statistik Austria zur Verfügung, an die die SchülerInnendaten übermittelt (upgeloadet) werden können. Auf die entsprechenden Hinweise auf der Website der Statistik Austria wird verwiesen.

2.2 Datenmeldung mittels Papierformularen:
Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Daten übermittlung dennoch nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.

Dies ist zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das für die öffentlichen Schulen samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) ebenfalls im Download-Bereich der BilDok-Website http://www.bmbwk.gv.at/bildok herunter geladen werden kann. Für die Meldung der einzelnen SchülerInnendaten selbst sind aus technisch-organisatorischen Gründen (Möglichkeit zur Verarbeitung über Datenlesegeräte) auch für den diesjährigen Erhebungsdurchgang nur mehr die doppelseitigen farbigen Original-Formulare zulässig, die bei Bedarf per E-Mail an bildok@bmbwk.gv.at angefordert werden können (nähere Informationen dazu sind auf der BilDok-Website nachzulesen). Selbst kopierte oder auch mittels Farbdrucker ausgedruckte Formulare können analog zum Vorjahr auch für die aktuelle Erhebung 2006/07 nicht mehr übernommen werden.

Nur für Nach- oder Korrekturmeldungen zum Erhebungsdurchgang 2003/04 steht das entsprechende Formular weiterhin zum Download bereit, welches dann vor Ort (an der Schule) doppelseitig auszudrucken bzw. in der benötigten Anzahl doppelseitig zu kopieren und anschließend pro Schüler/in auszufüllen ist.

Schulen ohne Internetzugang können die Unterlagen ggf. auch bei der Hotline unter der Telefonnummer 01/71123-2310 bestellen.

Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("SchuelerInnenblatt Erlaeuterungen") zu finden.

Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleitschreiben zur Datenmeldung.

Die Übermittlung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare samt Summenblatt hat direkt an Statistik Austria zu erfolgen, wo die Aufarbeitung im Auftrag des BMBWK durchgeführt wird.
Diese Postsendungen wären daher wie folgt zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten Schüler/inne/n wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z.B. Aufzeich nungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombina tionen die Schüler/innen an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen selbstverständlich nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.

Für Privatschulen gelten auch hier die entsprechenden Richtlinien der Statistik Austria.

3. Stichtage und Meldetermine:
Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 6 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 5 der Privatschulen-Statistikverordnung, ebenso die Dateneinbringungstermine (Melde termine).

3.1 Erhebungsstichtage:

Die Stichtage für die diesjährige Datenerhebung sind somit

  • bei Schulen mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation:
    - der 1. Oktober 2006 und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2005/06
  • bei Schulen mit anderer Unterrichtsorganisation (semestrige, lehrgangs- oder saisonmäßige Unterrichtsorganisation, verkürzte Unterrichtsjahre):
    - der zweite Montag nach Beginn und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres
  • bei Akademien:
    - der sechste Werktag nach Ende der allgemeinen Inskriptionsfrist eines jeden Semesters und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters

Der Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Ab schlusses eines Prüfungstermins.

Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle Schüler/innen, Studieren den bzw. Prüfungskandidat/inn/en, die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schulen erforderlich sind.

3.2 Meldetermine:
Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2005/06 bzw. Sommer semester 2006, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2006/07 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen Schülerstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnungen bis zu folgenden Terminen an die Gesamtevidenz der Schüler im BMBWK bzw. an die Statistik Austria zu melden:

  • von allgemein bildenden Pflichtschulen jeweils bis Ende der 42. Kalenderwoche, das ist in diesem Jahr der 22. Oktober 2006
  • von anderen Schularten mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation bis Ende November 2006
  • von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende November oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
  • von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende November 2006 und
  • die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2006/07, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2007 dann bis Ende März 2007.

Dabei ist zu beachten, dass mit Ausnahme der ersten Meldung zum Schuljahr alle folgenden Meldungen einer Schule unbedingt als sogenannte Ergänzungsmeldungen (Meldeart="e") gekennzeichnet werden, da ansonsten die Daten des vorangegange nen Semesters bzw. Lehrgangs innerhalb des Schuljahres überschrieben würden.

Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wäre eine möglichst kurzfristige Übermittlung wünschenswert, da hier mit gewissen Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.

4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:

Das BMBWK hat unter der Internetadresse http://www.bmbwk.gv.at/bildok eine Informationsseite zur Bildungsdokumentation eingerichtet, auf der umfassende Informationen, Materialien, Verzeichnisse etc. zur Bildungsdokumentation angeboten werden, die auch laufend aktualisiert werden. Auch dieses Rundschreiben wird in weiterer Folge dort abrufbar sein.

Darüber hinaus steht den Schulen und Schulbehörden auch eine zentrale Hotline zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse bildok@bmbwk.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01/71123-2310 erreichbar ist.

Für Privatschulen steht weiters eine Internetseite der Statistik Austria unter der Adresse http://www.statistik.at/_downloads/schule/privatschule/privatschulen.shtml zur Verfügung bzw. werden telefonische Anfragen unter der Nummer 01/71128 -7259 oder 7261 entgegen genommen.

5. Offene Datenmeldungen zu den Erhebungsjahren 2003/04 bis 2005/06:

Die zentralen Schnittstellen wurden dahingehend adaptiert, dass parallel zur laufenden Erhebung auch noch ausstehende oder Korrekturmeldungen zu den vergangenen Erhebungsjahren übernommen und verarbeitet werden können. Bei diesen nachträglichen Meldungen ist darauf zu achten, dass für Nachmeldungen zu 2003/04 ein Meldedatum zwischen 1.9.2003 und 31.8.2004, für Nachmeldungen zu 2004/05 ein Meldedatum zwischen 1.9.2004 und 31.8.2005 bzw. für Nachmeldungen zu 2005/06 ein Meldedatum zwischen 1.9.2005 und 31.8.2006 angegeben wird, um eine korrekte Zuordnung zu den abgelaufenen Erhebungsjahren zu ermöglichen.

Um diese Erhebungsdurchgänge ehest möglich abschließen zu können, wird um dringende Übermittlung der noch ausstehenden Meldungen ersucht, die tunlichst in elektronischer Form, z.B. mithilfe der auf der BilDok-Website bereitgestellten Excel-Routine und unter Verwendung des XML-Upload-Service via Portal Austria erfolgen mögen.

6. Information der Schulen und der Bezirksschulräte:

Die Landesschulräte (Stadtschulrat für Wien) werden ersucht, die Schulen sowie auch die weiteren damit befassten Dienststellen (Bezirksschulräte) des jeweiligen Aufsichtsbereiches entsprechend zu informieren und im Rahmen der dortigen Möglichkeiten bei der Umsetzung des Bildungsdokumentationsgesetzes zu unterstützen.

Wien, 2. Oktober 2006

Für die Bundesministerin:
Dipl.Ing. Michael Hans Lückl

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018