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Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die Schülerdatenmeldung 2007/08

Geschäftszahl: BMUKK-13.002/0029-V/1/2007
SachbearbeiterIn: Josef Steiner
Abteilung: V/1
josef.steiner@bmukk.gv.at
T +43 (01) 53120-281
F +43 (01) 53120-812811

Verteiler: N (lt. Adressliste)
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Inhalt: Bildungsdokumentation, Schülerdatenmeldung 2007/08, Vorgangsweise
Geltung: Schuljahr 2007/08
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002 idgF.) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003 idgF.) bzw. der Privatschulen-Statistikverordnung (BGBl. II Nr. 500/2003 idgF.)
Angesprochene Personen: Leiter/innen der Zentrallehranstalten und Übungs- bzw. Praxisschulen

Rundschreiben Nr. 19b/2007

An die
Zentrallehranstalten im Bereich der mittleren und
höheren Schulen und die Übungs- bzw. Praxisschulen

Das Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur (BMUKK) gibt hiermit nachstehende Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen Schülerdatenerhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation bekannt, wobei die inhaltlichen Eckpunkte zuerst kurz dargestellt werden, um den Betroffenen einen raschen Überblick zu ermöglichen:

A) Die inhaltlichen Eckpunkte der Richtlinie im Überblick:

  • Rücksendefrist für die allgemein bildenden Pflichtschulen ist die 42. Woche (d.h. bis 21. Oktober 2007), für die weiterführenden Schulen bis Ende November 2007
  • Unter der Internetadresse www.bildok.at steht eine neue Informationsplattform zur Bildungsdokumentation zur Verfügung. Im geschlossenen Benutzerbereich der Schulverwaltung sind dort technisch/organisatorische Detailinformationen zur Durchführung der Schülerdatenmeldung verfügbar bzw. wird den registrierten Benutzern die direkte Übermittlung der elektronischen Datenmeldungen zur Bildungsdokumentation via Portal Austria angeboten.
  • Die Online-Datenprüfung für die elektronischen BilDok-Meldungen unter der Internet-Adresse https://bildok.bmbwk.gv.at ist bis Ende November 2007 verfügbar, danach wird nur die Datenprüfung für registrierte Benutzer unter www.bildok.at bzw. www.portal.at zur Verfügung stehen. Selbstverständlich wird auch in der neuen Datenprüfung ein umfangreiches Hilfe-System mit Hinweisen zur Behebung der ausgewiesenen Fehlerpunkte integriert sein.
  • Zentrale Ansprechstelle für Fragen zur Durchführung der Datenmeldungen (Hotline):
    Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria), E-Mail: schulen@statistik.gv.at
    Telefon-Hotline-Nummer: +43 (01) 71128-8444 (Mo.-Fr. von 7:30 bis 15:30 Uhr)
  • Mit der gegebenen Infrastruktur müsste nahezu allen Schulen eine elektronische Meldung gem. § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 6 der Privatschulen-Statistikverordnung möglich sein. Nur in wenigen Sonderfällen wird daher eine Meldung mittels Papierformularen zulässig sein.
  • Für diese Sonderfälle:
    Ausschließliche Verwendung von gedruckten Original-Erhebungsformularen der Statistik Austria (Anforderungsmöglichkeit ggf. über die BilDok-Hotline).
  • Rücksendung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare direkt an Statistik Austria (zur dortigen Aufarbeitung im Auftrag des BMUKK). Adressierung daher an:
    Bundesanstalt Statistik Österreich
    Direktion Bevölkerung, Schulstatistik
    Guglgasse 13
    1110 Wien
  • Einbringung der elektronischen Datenmeldungen der öffentlichen Schulen
    über die neue BilDok-Informationsplattform www.bildok.at (Anwendung „Bildungsdokumentation XML-Import“) bzw. direkt via Portal Austria (www.portal.at).
    Nur in Sonderfällen auf Diskette oder CD-ROM auf dem Postweg ebenfalls direkt an obige Adresse der Bundesanstalt Statistik Österreich zur dortigen Aufarbeitung im Auftrag des BMUKK.

Einsendungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden, da bei dieser Übermittlungsart die Identität und damit die Verantwortlichkeit des Absenders nicht gesichert ist.

B) Die Richtlinie im Detail:

1. Grundsatz:

Die Schülerdatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation ist bei öffentlichen Schulen gemäß § 6, bei Privatschulen gemäß § 9 Abs. 2 Bildungsdokumentationsgesetz von allen Schulen des do. Aufsichtsbereiches (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) durchzuführen.

Generell haben öffentliche Schulen ihre Schülerdaten an das BMUKK zu melden und Privatschulen an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria).

Davon abweichend müssen die öffentlichen land- und forstwirtschaftlichen Berufs- und Fachschulen (ausgenommen die Forstfachschule des Bundes) an die Statistik Austria und die privaten land- und forstwirtschaftlichen höheren Schulen an das BMUKK ihre Schülerdatenmeldungen übermitteln.

2. Meldevarianten:

Die Übermittlung der Schülerdaten hat grundsätzlich in elektronischer Form zu erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen zulässig.

2.1 Elektronische Datenübermittlung:

Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 6 der Privatschulen-Statistikverordnung sind die Schülerdaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d.h. in Form einer genormten XML- Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägungen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnissen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).

Bei den am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogrammen sollte mit den aktuellen Versionen die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei jedenfalls möglich sein.

Alternativ stellt das BMUKK kostenlos auch eine entsprechende Excel-Routine zur Verfügung, mit der die erforderliche XML-Datei automationsunterstützt generiert werden kann. Auch der Datenimport via genormter CSV-Schnittstelle oder aus bestehenden – auch unvollständigen – BilDok-XML-Dateien wird durch entsprechende Makros unterstützt, ebenso die Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Bearbeitung der Fehlerrückmeldungen aus der Datenvalidierung über die https-Prüfseite (siehe nächster Absatz). Verfügbar ist dieses Excel-Projekt für registrierte Benutzer im Download-Bereich auf der neuen BilDok-Informationsplattform www.bildok.at.

Mit der bewährten Prüfseite unter der Internetadresse https://bildok.bmbwk.gv.at (bzw. der in Kürze verfügbaren neuen Datenprüfung der Statistik Austria für registrierte Benutzer der neuen BilDok-Informationsplattform www.bildok.at bzw. auf www.portal.at) sollten prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an die Zentralstelle übermittelt werden. Dort ausgewiesene Datenfehler würden nämlich auch einen korrekten Datenimport in die zentrale Datenbank verhindern und die Meldung müsste als fehlerhaft zur Korrektur an die Schule retourniert werden. Von mehreren Programmautoren wurde diese Online-Prüfmöglichkeit auch bereits in ihre Programme eingebunden.

Weiters besteht hier auch die Möglichkeit zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und Hinweise zur Fehlerbehebung direkt abzurufen.

Damit sollte praktisch für alle Schulen, denen zumindest ein üblicher PC-Arbeitsplatz zur Verfügung steht, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer elektronischen SchülerInnen-Datenmeldung gegeben sein.

Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse bildok@bmukk.gv.at oder ekz@bmukk.gv.at. Diese Portal Austria-Kennung steht der Schule dauerhaft für die BilDok-Datenmeldung sowie Anforderung von Ersatzkennzeichen, Abfrage des Meldestands und Zugang zum geschützten Benutzerbereich für die Schulverwaltung auf der neuen BilDok-Informationsplattform www.bildok.at zur Verfügung. Weitere Angaben für die Anforderung dieser Zugangskennungen finden Sie auf obiger BilDok-Informationsplattform.

Für jene speziellen Fälle, in denen eine Übermittlung via Portal Austria-Zugang z.B. aus technischen Gründen nicht möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit die validierte XML-Datei mittels Datenträger (Diskette oder CD) auf dem Postweg zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich diese Meldung bezieht, und dem Schuljahr, auf das sich diese Meldung bezieht, zu beschriften.
Die Aufarbeitung dieser Datenträger wird im Auftrag des BMUKK bei Statistik Austria durchgeführt, diese Postsendung ist daher direkt an die folgende Adresse zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

2.2 Datenmeldung mittels Papierformularen:

Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung dennoch nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.

Dies ist zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das für die öffentlichen Schulen samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) ebenfalls im geschützten Schulverwaltungs-Bereich der BilDok-Informationsplattform www.bildok.at herunter geladen werden kann. Für die Meldung der einzelnen SchülerInnendaten selbst sind aus technisch-organisatorischen Gründen (Möglichkeit zur Verarbeitung über Datenlesegeräte) auch für den diesjährigen Erhebungsdurchgang nur mehr die doppelseitigen farbigen Original-Formulare zulässig, die bei Bedarf via Hotline angefordert werden können (nähere Informationen dazu sind auf obiger BilDok-Internetplattform nachzulesen). Selbst kopierte oder auch mittels Farbdrucker ausgedruckte Formulare können analog zum Vorjahr auch für die aktuelle Erhebung 2007/08 nicht mehr übernommen werden.

Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("SchuelerInnenblatt Erlaeuterungen") zu finden.

Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleitschreiben zur Datenmeldung.

Die Übermittlung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare samt Summenblatt hat direkt an Statistik Austria zu erfolgen, wo die Aufarbeitung im Auftrag des BMUKK durchgeführt wird.

Diese Postsendungen wären daher wie folgt zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten Schüler/inne/n wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungs nummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die Schüler/innen an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen selbstverständlich nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.

3. Stichtage und Meldetermine:

Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 6 der Bildungsdokumentationsverordnung bzw. § 5 der Privatschulen-Statistikverordnung, ebenso die Dateneinbringungstermine (Meldetermine).

3.1 Erhebungsstichtage:

Die Stichtage für die diesjährige Datenerhebung sind somit

  • bei Schulen mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation:
    - der 1. Oktober 2007 und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2006/07
  • bei Schulen mit anderer Unterrichtsorganisation (semestrige, lehrgangs- oder saisonmäßige Unterrichtsorganisation, verkürzte Unterrichtsjahre):
    - der zweite Montag nach Beginn und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegan genen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres

Der Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Ab schlusses eines Prüfungstermins.

Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle Schüler/innen, Studierenden bzw. Prüfungskandidat/inn/en, die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schulen erforderlich sind.

3.2 Meldetermine:

Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2006/07 bzw. Sommer semester 2007, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2007/08 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen Schülerstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnungen bis zu folgenden Terminen an die Gesamtevidenz der Schüler im BMUKK bzw. an die Statistik Austria zu melden:

  • von allgemein bildenden Pflichtschulen jeweils bis Ende der 42. Kalenderwoche, das ist in diesem Jahr der 21. Oktober 2007
  • von anderen Schularten mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation bis Ende
    November 2007
  • von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende November oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
  • von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende November 2007 und zusätzlich
  • die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2007/08, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2008 dann bis Ende März 2008.

Dabei ist zu beachten, dass mit Ausnahme der ersten Meldung zum Schuljahr alle folgenden Meldungen einer Schule unbedingt als sogenannte Ergänzungsmeldungen (Meldeart="e") gekennzeichnet werden, da ansonsten die Daten des vorangegangenen Semesters bzw. Lehrgangs innerhalb des Schuljahres überschrieben würden.

Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wäre eine möglichst kurzfristige Übermittlung wünschenswert, da hier mit gewissen Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.

4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:

Das BMUKK hat unter der Internetadresse www.bildok.at eine neue Informations-Plattform zur Bildungsdokumentation eingerichtet, auf der umfassende Informationen, Materialien, Verzeichnisse etc. zur Bildungsdokumentation angeboten werden, die auch laufend aktualisiert werden. Auch dieses Rundschreiben wird in weiterer Folge dort abrufbar sein. Es ist zu beachten, dass die Detailinformationen zur Durchführung der BilDok-Datenmeldung nur im geschützten Benutzerbereich für die Schulverwaltung verfügbar sind. Hinweise zur Registrierung für diesen Schulverwaltungsbereich finden sich auch auf der Plattform selbst (entspricht der Registrierung für BilDok-Upload im Portal Austria).

Darüber hinaus steht den Schulen und Schulbehörden auch eine zentrale Hotline zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse schulen@statistik.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 15:30 Uhr auch telefonisch unter der Nummer +43 (01) 71128-8444 erreichbar ist.

Bei Problemen mit dem Portal Austria-Zugang (z.B. gesperrte User-Kennungen oder Passwortverlust) ist der ServiceDesk im BRZ (E-Mail: help-desk@brz.gv.at bzw. +43 (01) 71123-33332, Mo. - Fr. von 8:00 bis 16:00 Uhr) zu kontaktieren.

5. Ausstehende Datenmeldungen zum Erhebungsjahr 2006/07:

Vorerst können parallel zur laufenden Erhebung auch noch ausstehende oder Korrekturmeldungen zum vergangenen Erhebungsjahr übernommen und verarbeitet werden. Bei diesen nachträglichen Meldungen ist darauf zu achten, dass dabei ein Meldedatum zwischen 1.9.2006 und 31.8.2007 angegeben wird, um eine korrekte Zuordnung zum abgelaufenen Erhebungsjahr zu gewährleisten.

Dieser letztjährige Erhebungsdurchgang soll jedoch kurzfristig abgeschlossen werden, es wird daher um dringende Übermittlung der noch ausstehenden Meldungen ersucht, die tunlichst in elektronischer Form unter Verwendung des XML-Upload-Service via Portal Austria erfolgen mögen. Eine Kontaktnahme mit der Hotline vor Übermittlung derartiger Nachmeldungen wird empfohlen.

Wien, 30. September 2007

Für die Bundesministerin:
Dipl.Ing. Michael Hans Lückl

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018