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Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2008/09

Geschäftszahl: BMUKK-13.002/0009-V/1/2008
SachbearbeiterIn: Josef Steiner
Abteilung: V/1
josef.steiner@bmukk.gv.at
T +43 1 53120-2811
F +43 1 53120-812811

Verteiler: N (lt. ELAK/I.Deal-Verzeichnis)
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Inhalt: Bildungsdokumentation, SchülerInnendatenmeldung 2008/09, Vorgangsweise
Geltung: Schuljahr 2008/09
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002 idgF.) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003 idgF.)
Angesprochene Personen: Schulaufsicht für die allgemein bildenden und berufsbildenden Pflichtschulen, mittleren und höheren Schulen, sowie ggf. Sozialakademien

Rundschreiben Nr. 24a/2008

An alle Landesschulräte
(Stadtschulrat für Wien)

Das Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur (BMUKK) gibt hiermit nachstehende Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen SchülerInnendatenerhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation bekannt, wobei die inhaltlichen Eckpunkte zuerst kurz dargestellt werden, um den Betroffenen einen raschen Überblick zu ermöglichen:

Die inhaltlichen Eckpunkte der Richtlinie im Überblick:

  • Rücksendefrist für die allgemein bildenden Pflichtschulen ist die 42. Woche (d.h. bis 19. Oktober 2008), für die weiterführenden Schulen bis Ende November 2008
  • Unter der Internetadresse www.bildok.at steht eine aktuelle Informationsplattform zur Bildungsdokumentation zur Verfügung. Im geschlossenen BenutzerInnenbereich der Schulverwaltung sind technisch/organisatorische Detailinformationen zur Durchführung der SchülerInnendatenmeldung verfügbar bzw. wird den registrierten BenutzerInnen die direkte Übermittlung der elektronischen Datenmeldungen zur Bildungsdokumentation über das Portal Austria angeboten.
  • Die Online-Datenprüfung für die elektronischen BilDok-Meldungen wird seit Jahreswechsel nur mehr für registrierte BenutzerInnen unter www.bildok.at bzw. www.portal.at zur Verfügung gestellt. Selbstverständlich ist weiterhin ein umfangreiches Hilfe-System mit Hinweisen zur Behebung der ausgewiesenen Fehlerpunkte integriert.
  • Zentrale Ansprechstelle für Fragen zur Durchführung der Datenmeldungen (Hotline):
    Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria), E-Mail: schulen@statistik.gv.at
    Telefon-Hotline-Nummer: 01 / 711 28-84 44 (Mo.-Fr. von 7:30 bis 15:30 Uhr)
  • Mit der gegebenen Infrastruktur müsste nahezu allen Schulen eine elektronische Meldung gem. § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung möglich sein. Nur in wenigen Sonderfällen wird daher eine Meldung mittels Papierformularen zulässig sein.
  • Für diese Sonderfälle:
    Ausschließliche Verwendung von aktuellen (= grünen) gedruckten Original-Erhebungs formularen der Statistik Austria (Anforderungsmöglichkeit ggf. über die BilDok-Hotline).
  • Rücksendung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare direkt an Statistik Austria. Adressierung daher an:
    Bundesanstalt Statistik Österreich
    Direktion Bevölkerung, Schulstatistik
    Guglgasse 13
    1110 Wien
  • Einbringung der elektronischen Datenmeldungen
    über die BilDok-Informationsplattform www.bildok.at (Anwendung „Bildungsdokumentation XML-Import“) bzw. direkt via Portal Austria (www.portal.at).
    Nur in Sonderfällen auf Diskette oder CD-ROM auf dem Postweg ebenfalls direkt an obige Adresse der Bundesanstalt Statistik Österreich.
    Einsendungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden, da bei dieser Übermittlungsart die Identität und damit die Verantwortlichkeit des Absenders bzw. der Absenderin nicht gesichert ist
  • Novelle des Bildungsdokumentationsgesetzes (BGBl. I Nr. 24/2008 vom 9.1.2008) und der zugehörigen Durchführungsverordnung (BGBl. II Nr. 55/2008 vom 11.2.2008):
    Das Merkmal Teilnahme am Religions- bzw. Ethikunterricht wurde aus der Erhebung gestrichen, ebenso wie einige Ausprägungen hinsichtlich der Art der Beendigung des Schulbesuchs. Andererseits wurden einige Merkmalsausprägungen ergänzt, die sich aus der Erfahrung der letzten Jahre bzw. aufgrund organisatorischer Änderungen in der Unterrichtsorganisation als zusätzlich notwendig erwiesen haben.
    Des Weiteren wurden die Erhebungsmaterialien dahingehend angepasst, dass künftig auch mehr als eine "im Alltag gebrauchte Sprache" angegeben werden kann.
  • Mit obiger Novelle wurden auch die Bestimmungen über die Speicherdauer in den lokalen Evidenzen verschärft, die nun seitens der Schulen zuverlässig umzusetzen sind. Dies betrifft insbesondere die Sozialversicherungsnummern und Ersatzkennzeichen, sowie die Informationen betr. Staatsangehörigkeit, Sonderpädagogischen Förderbedarf, Anzahl der "Nicht genügend" usw., die spätestens zwei Jahre nach Abgang des betroffenen Schülers / der betroffenen Schülerin von der Bildungseinrichtung zu löschen sind. In den aktuellen Versionen der verschiedenen Schülerverwaltungsprogramme sollten zwischenzeitlich entsprechende Funktionalitäten zur Verfügung stehen (die dem BMUKK bekannten Programmautoren bzw. -verantwortlichen wurden jedenfalls auf diese Erfordernisse direkt hingewiesen).

B) Die Richtlinie im Detail:

1. Grundsatz:

Die SchülerInnendatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation ist gemäß § 6 Abs. 2 Bildungsdokumentationsgesetz von allen öffentlichen und privaten Schulen des do. Aufsichtsbereiches (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) durchzuführen.
Alle Schulen haben ihre SchülerInnendaten nunmehr direkt an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria) zu melden.

2. Meldevarianten:

Die Übermittlung der SchülerInnendaten hat grundsätzlich in elektronischer Form zu erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen zulässig.

2.1 Elektronische Datenübermittlung:

Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung sind die SchülerInnendaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d.h. in Form einer genormten XML- Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägungen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnissen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).

Bei den am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogrammen sollte mit den aktuellen Versionen die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei jedenfalls möglich sein.

Alternativ stellt das BMUKK kostenlos auch eine entsprechende Excel-Routine zur Verfügung, mit der die erforderliche XML-Datei automationsunterstützt generiert werden kann. Auch der Datenimport via genormter CSV-Schnittstelle oder aus bestehenden – auch unvollständigen – BilDok-XML-Dateien wird durch entsprechende Makros unterstützt, ebenso die Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Bearbeitung der Fehlerrückmeldungen aus der Datenvalidierung. Verfügbar ist dieses Excel-Projekt für registrierte BenutzerInnen im Download-Bereich auf der BilDok-Informationsplattform www.bildok.at.

Mit der Online-Datenprüfung der Statistik Austria für registrierte BenutzerInnen der BilDok-Informationsplattform ww.bildok.at bzw. auf www.portal.at sollten prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an die Zentralstelle übermittelt werden. Dort ausgewiesene Datenfehler verhindern zum Teil einen korrekten Datenimport in die zentrale Datenbank und sollten daher bereits im Vorfeld korrigiert werden. Von mehreren Programmautoren wurde diese Online-Prüfmöglichkeit auch bereits in ihre Programme eingebunden.
Weiters besteht hier auch die Möglichkeit zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und Hinweise zur Fehlerbehebung direkt abzurufen.

Damit sollte praktisch für alle Schulen, denen zumindest ein üblicher PC-Arbeits platz zur Verfügung steht, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer
elektronischen SchülerInnendatenmeldung gegeben sein.

Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse bildok@bmukk.gv.at oder ekz@bmukk.gv.at. Diese Portal Austria-Kennung steht der Schule dauerhaft für die BilDok-Datenmeldung sowie Anforderung von Ersatzkennzeichen, Abfrage des Meldestands und Zugang zum geschützten BenutzerInnenbereich für die Schulverwaltung auf der BilDok-Informationsplattform www.bildok.at zur Verfügung. Weitere Angaben für die Anforderung dieser Zugangskennungen finden Sie auf obiger BilDok-Informationsplattform.

Für jene speziellen Fälle, in denen eine Übermittlung via Portal Austria-Zugang z.B. aus technischen Gründen nicht möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit die validierte XML-Datei mittels Datenträger (Diskette oder CD) auf dem Postweg zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich die Meldung bezieht, und dem Schuljahr, auf das sich die Meldung bezieht, zu beschriften.
Die Aufarbeitung dieser Datenträger wird ebenfalls bei Statistik Austria durchgeführt, diese Postsendung ist daher direkt an die folgende Adresse zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Für Privatschulen steht zusätzlich eine sichere https-Webpage der Statistik Austria zur Verfügung, an die die SchülerInnendaten übermittelt (upgeloadet) werden können (https://www.statistik.at/schulen/Schuelerdaten.html). Auf die entsprechenden Hinweise auf der Website der Statistik Austria wird verwiesen.

2.2 Datenmeldung mittels Papierformularen:

Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung dennoch nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.

Dies ist zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das für die öffentlichen Schulen samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) ebenfalls im geschützten Schulverwaltungs-Bereich der BilDok-Informationsplattform www.bildok.at herunter geladen werden kann. Auch Statistik Austria bietet auf Ihrer Website diese Unterlagen an (siehe Pkt. 4).
Für die Meldung der einzelnen SchülerInnendaten selbst sind die zentral aufgelegten Fomulare "Schülerblatt zur Schulstatistik" zu verwenden, die bei Bedarf via Hotline angefordert werden können (nähere Informationen dazu sind auf obiger BilDok-Internetplattform nachzulesen). Selbst kopierte oder auch mittels Farbdrucker ausgedruckte Formulare können nicht akzeptiert werden.
Es ist darauf zu achten, dass nur die an den aktuellen Erhebungsumfang angepassten und daher für das Schuljahr 2008/09 neu aufgelegten Formulare verwendet werden (erkennbar auch an den nunmehr grün eingerahmten bzw. hinterlegten Merkmalsfeldern).

Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("SchuelerInnenblatt Erlaeuterungen") zu finden.

Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleitschreiben zur Datenmeldung.

Die Übermittlung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare samt Summenblatt hat ebenfalls direkt an Statistik Austria zu erfolgen.
Diese Postsendungen wären daher wie folgt zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten SchülerInnen wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die SchülerInnen an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen selbstverständlich nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.

3. Stichtage und Meldetermine:

Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 6 der Bildungsdokumentationsverordnung, die Dateneinbringungstermine (Meldetermine) sind im § 7 dieser Verordnung festgelegt.

3.1 Erhebungsstichtage:

Die Stichtage für die diesjährige Datenerhebung sind somit

  • bei Schulen mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation:
    • er 1. Oktober 2008 und
    • für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2007/08
  • bei Schulen mit anderer Unterrichtsorganisation (semestrige, lehrgangs- oder saisonmäßige Unterrichtsorganisation, verkürzte Unterrichtsjahre):
    • der zweite Montag nach Beginn und
    • für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegan genen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres

Der Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Abschlusses eines Prüfungstermins.

Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle SchülerInnen, Studierenden bzw. PrüfungskandidatInnen, die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schulen erforderlich sind.

3.2 Meldetermine:

Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2007/08 bzw. Sommer semester 2008, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2008/09 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen SchülerInnenstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnung bis zu folgenden Terminen an die Statistik Austria zu übermitteln:

  • von allgemein bildenden Pflichtschulen jeweils bis Ende der 42. Kalenderwoche, das ist in diesem Jahr der 19. Oktober 2008
  • von anderen Schularten mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation bis Ende
    November 2008
  • von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende November 2008 oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
  • von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende November 2008 und zusätzlich
  • die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2008/09, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2009 dann bis Ende März 2009.

Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wäre eine möglichst kurzfristige Übermittlung wünschenswert, da hier mit gewissen Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.

4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:

Das BMUKK hat unter der Internetadresse www.bildok.at eine Informations-Plattform zur Bildungsdokumentation eingerichtet, auf der umfassende Informationen, Materialien, Verzeichnisse etc. zur Bildungsdokumentation angeboten werden, die auch laufend aktualisiert werden. Auch dieses Rundschreiben wird in weiterer Folge dort abrufbar sein. Es ist zu beachten, dass die Detailinformationen zur Durchführung der BilDok-Datenmeldung nur im geschützten BenutzerInnenbereich der Schulverwaltung verfügbar sind. Hinweise zur Registrierung für den Schulverwaltungsbereich befinden sich auch auf der Informationsplattform selbst (entspricht der Registrierung für BilDok-Upload im Portal Austria).

Darüber hinaus steht den Schulen und Schulbehörden bei inhaltlichen und erhebungs technischen Fragen auch eine zentrale Hotline bei der Statistik Austria zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse schulen@statistik.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 15:30 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01 / 711 28 - 84 44 erreichbar ist.

Mit programmtechnischen Fragen sind grundsätzlich die Supportstellen der benutzten Schülerverwaltungsprogramme zu befassen.

Bei Problemen mit dem Portal Austria-Zugang (z.B. gesperrte UserInnen-Kennungen oder Passwortverlust) ist der ServiceDesk im BRZ (E-Mail: help-desk@brz.gv.at bzw. Tel. 01/71123-33332, Mo. - Fr. von 8:00 bis 16:00 Uhr) zu kontaktieren.

Für Privatschulen steht weiters eine Internetseite der Statistik Austria unter www.statistik.at =>Fragebögen => Bildungseinrichtungen => Schulstatistik => Privatschulen gemäß Privatschulgesetz zur Verfügung.

5. Änderungen im Erhebungsumfang ab dem Erhebungsjahr 2008/09:

Im Zuge der letzten Novelle des Bildungsdokumentationsgesetzes (BGBl. I Nr. 24/2008 vom 9.1.2008) und der zugehörigen Durchführungsverordnung (BGBl. II Nr. 55/2008 vom 11.2.2008) wurde das Merkmal Teilnahme am Religions- bzw. Ethikunterricht aus der Erhebung gestrichen. Werden elektronische Datenmeldungen aus älteren Programmversionen von Schülerverwaltungsprogrammen übermittelt, die dieses Merkmal noch enthalten, so wird diese nicht mehr gewünschte Information bei der Datenübernahme durch die Statistik Austria automatisch überlesen und daher auch nicht in den zentralen Datenbeständen gespeichert. Ebenso werden die aus der Erhebung gestrichenen Ausprägungen "bx" und "by" bezüglich der Beendigung des Schulbesuchs automatisch auf die Codierung "bz" (sonstige nicht erfolgreiche Beendigung der Ausbildung) umgeschlüsselt.
Andererseits wurden einige Merkmalsausprägungen ergänzt, die sich aus der Erfahrung der letzten Jahre bzw. aufgrund organisatorischer Änderungen in der Unterrichtsorgani sation als zusätzlich notwendig erwiesen haben. Dies sind im Konkreten die Codierungen "fs" und "ns" für jene SchülerInnen, die im Rahmen der Schuleingangsphase im laufenden Schuljahr die gleiche Schulstufe besuchen wie im abgelaufenen Schuljahr. Die neue Codierung "fv" ist bei jenen SchülerInnen zu verwenden, die infolge einer schuljahresüberschneidenden Ausbildungsorganisation ebenfalls in der gleichen Schulstufe fortsetzen, die sie bereits am Ende des vorangegangnen Schuljahres besucht haben.
Des Weiteren wurden die Erhebungsmaterialien dahingehend angepasst, dass künftig auch mehr als eine "im Alltag gebrauchte Sprache" angegeben werden kann.
Bei mehrsprachigen SchülerInnen ist an erster Stelle die Muttersprache (Erstsprache) einzutragen und danach die weitere(n) im Alltag gebrauchte(n) Sprache(n). Im Zweifelsfall ist die von den Eltern bzw. SchülerInnen zuerst genannte Sprache an erster Stelle einzutragen. Insgesamt können nun bis zu drei Sprachen angeführt werden. Parallel dazu wurden auch die verfügbaren Codierungen (Sprachencodes) stark erweitert, sodass vor Datenübermittlung auch die Eintragungen für die SchülerInnen des Vorjahres überprüft und ggf. aktualisiert werden sollten.

6. Verpflichtung zur Löschung von SchülerInnendaten:

Im Zuge der Novellierung des Bildungsdokumentationsgesetzes wurde auch die Speicherdauer für SchülerInnendaten in den Evidenzen an den Schulen konkretisiert. Gemäß § 8 Abs. 5 BilDokG sind nunmehr spätestens zwei Jahre nach Abgang des Schülers bzw. der Schülerin von der Schule die Sozialversicherungsnummer bzw. das Ersatzkennzeichen und die Informationen über die Staatsangehörigkeit, die im Alltag gebrauchte(n) Sprache(n), den Beginn der Schulpflicht, den Sonderpädagogischen Förderbedarf, die Wahl zwischen Technischem und Textilem Werken, die Nutzung der Nachmittagsbetreuung, der Schulbuchaktion und der Schülerfreifahrt, die Teilnahme an mehrtägigen Schulveranstaltungen, die Anzahl der angetreten bzw. bestandenen Wiederholungs-, Nachtrags- und Jahresprüfungen bzw. Kolloquien, die Anzahl der "Nicht genügend" sowie ggf. auch ein bildungseinrichtungsspezifisches Personenkennzeichen in den Datenbeständen der Schulen zu löschen. Die Datenmeldung an Statistik Austria muss selbstverständlich vor dem Löschen dieser Daten erfolgreich erledigt sein.

7. Information der Schulen und der Bezirksschulräte:

Die Landesschulräte (Stadtschulrat für Wien) werden ersucht, die Schulen sowie auch die weiteren damit befassten Dienststellen (Bezirksschulräte) des jeweiligen Aufsichtsbereiches entsprechend zu informieren und im Rahmen der dortigen Möglichkeiten bei der Umsetzung des Bildungsdokumentationsgesetzes zu unterstützen.

Wien, 24. September 2008

Für die Bundesministerin:
Dipl.Ing. Michael Hans Lückl

Inhaltlicher Stand: 6. April 2018