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Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2010/11

Geschäftszahl: BMUKK-13.002/0003-IT/1/2010
SachbearbeiterIn: Josef Steiner
Abteilung: IT/1
josef.steiner@bmukk.gv.at
T +43 1 53120-2811
F +43 1 53120-812811

Verteiler: N (lt. Adressliste)
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Inhalt: Bildungsdokumentation, SchülerInnendatenmeldung 2010/11, Vorgangsweise
Geltung: Schuljahr 2010/11
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002 idgF.) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003 idgF.)
Angesprochene Personen: LeiterInnen der Zentrallehranstalten und Praxisschulen

Rundschreiben Nr. 18b/2010

An die Zentrallehranstalten im Bereich der mittleren und höheren Schulen und die Praxisschulen

Das Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur (BMUKK) gibt hiermit nachstehende Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen SchülerInnendatenerhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation bekannt, wobei die inhaltlichen Eckpunkte zuerst kurz dargestellt werden, um den Betroffenen einen raschen Überblick zu ermöglichen:

Die inhaltlichen Eckpunkte der Richtlinie im Überblick:

  • Rücksendefrist für die allgemein bildenden Pflichtschulen ist die 42. Woche (d.h. bis 24. Oktober 2010), für die weiterführenden Schulen bis Ende November 2010
  • Unter der Internetadresse www.bildok.at steht eine aktuelle Informationsplattform zur Bildungsdokumentation zur Verfügung. Im geschlossenen BenutzerInnenbereich der Schulverwaltung sind technisch/organisatorische Detailinformationen zur Durchführung der SchülerInnendatenmeldung verfügbar bzw. wird den registrierten BenutzerInnen die direkte Übermittlung der elektronischen Datenmeldungen zur Bildungsdokumentation über das Portal Austria angeboten.
  • Die Online-Datenprüfung für die elektronischen BilDok-Meldungen steht nur mehr für registrierte BenutzerInnen unter www.bildok.at bzw. www.portal.at zur Verfügung. Selbstverständlich ist weiterhin ein umfangreiches Hilfe-System mit Hinweisen zur Behebung der ausgewiesenen Fehlerpunkte integriert.
  • Zentrale Ansprechstelle für Fragen zur Durchführung der Datenmeldungen (Hotline):
    Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria), E-Mail: schulen@statistik.gv.at
    Telefon-Hotline-Nummer: 01 / 711 28-84 44 (Mo.-Fr. von 7:30 bis 15:30 Uhr)
  • Mit der gegebenen Infrastruktur müsste nahezu allen Schulen eine elektronische Meldung gem. § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung möglich sein. Nur in wenigen Sonderfällen wird daher eine Meldung mittels Papierformularen zulässig sein.
  • Für diese Sonderfälle:
    Ausschließliche Verwendung von aktuellen (= grünen) gedruckten Original-Erhebungsformularen der Statistik Austria (Anforderungsmöglichkeit ggf. über die BilDok-Hotline).
  • Rücksendung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare direkt an Statistik Austria. Adressierung daher an:
    Bundesanstalt Statistik Österreich
    Direktion Bevölkerung, Schulstatistik
    Guglgasse 13
    1110 Wien
  • Einbringung der elektronischen Datenmeldungen
    über die BilDok-Informationsplattform www.bildok.at (Anwendung „Bildungsdokumentation XML-Import“) bzw. direkt via Portal Austria (www.portal.at).
    Nur in Sonderfällen auf Diskette oder CD-ROM auf dem Postweg ebenfalls direkt an obige Adresse der Bundesanstalt Statistik Österreich.
    Bei einer erfolgreichen Datenübermittlung über das Portal Austria bzw. www.bildok.at erhält die Schule standardmäßig am Bildschirm eine Übermittlungsbestätigung, bei der ganz oben in grüner Schrift "Die XML-Datei wurde von Statistik Austria übernommen" angeführt ist. Zusätzlich sind auf dieser Übermittlungsbestätigung eine Übersicht zu den übermittelten Klassen und auch das Ergebnis der Datenprüfung ausgewiesen.
    Diese Übermittlungsbestätigung ist - im Gegensatz zu allfälligen programmspezifischen Datenexportübersichten - der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche Datenübermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungsbestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.
    Einsendungen per E-Mail können nur in Ausnahmefällen nach Absprache mit Statistik Austria akzeptiert werden, da bei dieser Übermittlungsart die Identität und damit die Verantwortlichkeit des Absenders bzw. der Absenderin zumeist nicht gesichert ist.
  • Datenschutz und Datensicherheit:
    Neben der Datensicherheit (Schutz vor Verlust bzw. Zerstörung oder Verfälschung der Daten und deren Unzugänglichkeit für Unbefugte) kommt angesichts der mannigfaltigen personenbezogenen Daten (das sind im vorliegenden Kontext vor allem Angaben über SchülerInnen und LehrerInnen, deren Identität bestimmt bzw. bestimmbar ist, wie z.B. Name, Sozialversicherungsnummer) im Schulbereich insbesondere dem Grundrecht auf Datenschutz (Geheimhaltung personenbezogener Daten) ganz besondere Bedeutung zu. Dabei ist auch auf den Umstand Bedacht zu nehmen, dass es in der Schulverwaltung auch zur Verwendung speziell geschützter personenbezogener Daten kommen kann (sogenannte sensible Daten, das sind u.a. Daten über den Gesundheitszustand und die religiöse Überzeugung von SchülerInnen).
    Auf die strikte Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen (insbesondere Datenschutzgesetz 2000 – DSG 2000, BGBl. Nr. 165/1999 idgF i.V.m. den spezialgesetzlichen Vorschriften wie dem BilDokG) ist daher in der gesamten Schulverwaltung und -administration besonders zu achten. Verboten ist es daher etwa insbesondere, Daten, die für Zwecke der Bildungsdokumentation erhoben werden, für andere Zwecke zu verwenden, etwa an Privatunternehmen zu übermitteln. Auch sind bestimmte personenbezogene Daten, insbesondere (aber nicht ausschließlich) die Sozialversicherungsnummer, zwei Jahre nach Abgang der Schülerin/des Schülers am Schulstandort zu löschen (§ 8 Abs 5 BilDokG).

Die Richtlinie im Detail:

1. Grundsatz

Die SchülerInnendatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation ist gemäß § 6 Abs 2 Bildungsdokumentationsgesetz von allen öffentlichen und privaten Schulen des do. Aufsichtsbereiches (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) durchzuführen.
Alle Schulen haben ihre SchülerInnendaten direkt an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria) zu melden.

2. Meldevarianten:

Die Übermittlung der SchülerInnendaten hat grundsätzlich in elektronischer Form zu erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen zulässig.

2.1 Elektronische Datenübermittlung:

Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung sind die SchülerInnendaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d.h. in Form einer genormten XML- Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägungen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnissen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).

Bei den am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogrammen sollte mit den aktuellen Versionen die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei jedenfalls möglich sein.

Alternativ stellt das BMUKK kostenlos auch eine entsprechende Excel-Routine zur Verfügung, mit der die erforderliche XML-Datei automationsunterstützt generiert werden kann. Auch der Datenimport via genormter CSV-Schnittstelle oder aus bestehenden – auch unvollständigen – BilDok-XML-Dateien wird durch entsprechende Makros unterstützt, ebenso die Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Bearbeitung der Fehlerrückmeldungen aus der Datenvalidierung. Verfügbar ist dieses Excel-Projekt für registrierte BenutzerInnen im Download-Bereich auf der BilDok-Informationsplattform www.bildok.at.

Mit der Online-Datenprüfung der Statistik Austria für registrierte BenutzerInnen der BilDok-Informationsplattform www.bildok.at bzw. auf www.portal.at sollten prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an die Zentralstelle übermittelt werden. Dort ausgewiesene Datenfehler verhindern zum Teil einen korrekten Datenimport in die zentrale Datenbank und sollten daher bereits im Vorfeld korrigiert werden.

Von mehreren Programmautoren wurde die Online-Prüfmöglichkeit bereits direkt in ihre Programme eingebunden.
Weiters besteht im Rahmen der Online-Datenprüfung auch die Möglichkeit zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und Hinweise zur Fehlerbehebung direkt abzurufen.

Damit sollte praktisch für alle Schulen, denen zumindest ein üblicher PC-Arbeitsplatz zur Verfügung steht, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer
elektronischen SchülerInnendatenmeldung gegeben sein.

Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse bildok@bmukk.gv.at oder ekz@bmukk.gv.at. Diese Portal Austria-Kennung steht der Schule dauerhaft für die BilDok-Datenmeldung sowie Anforderung von Ersatzkennzeichen, Abfrage des Meldestands und Zugang zum geschützten BenutzerInnenbereich für die Schulverwaltung auf der BilDok-Informationsplattform www.bildok.at zur Verfügung. Weitere Angaben für die Anforderung dieser Zugangskennungen finden Sie auf obiger BilDok-Informationsplattform.

Bei einer erfolgreichen Datenübermittlung über das Portal Austria erhält die Schule standardmäßig am Bildschirm eine Übermittlungsbestätigung, bei der ganz oben in grüner Schrift "Die XML-Datei wurde von Statistik Austria übernommen" angeführt ist. Zusätzlich sind auf dieser Übermittlungsbestätigung eine Übersicht zu den übermittelten Klassen und auch das Ergebnis der Datenprüfung ausgewiesen.
Diese Übermittlungsbestätigung ist - im Gegensatz zu allf. programmspezifischen Datenexportübersichten - der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche Datenübermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungsbestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.

Für jene speziellen Fälle, in denen eine Übermittlung via Portal Austria-Zugang z.B. aus technischen Gründen nicht möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit die validierte XML-Datei mittels Datenträger (Diskette oder CD) auf dem Postweg zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich die Meldung bezieht, und dem Schuljahr, auf das sich die Meldung bezieht, zu beschriften.
Die Aufarbeitung dieser Datenträger wird ebenfalls bei Statistik Austria durchgeführt, diese Postsendung ist daher direkt an die folgende Adresse zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

2.2 Datenmeldung mittels Papierformularen:

Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung dennoch nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.

Dies ist im Falle einer Papierdatenmeldung zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das für die öffentlichen Schulen samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) ebenfalls im geschützten Schulverwaltungs-Bereich der BilDok-Informationsplattform www.bildok.at herunter geladen werden kann. Auch Statistik Austria bietet auf Ihrer Website diese Unterlagen an (siehe Pkt. 4).
Für die Meldung der einzelnen SchülerInnendaten selbst sind die zentral aufgelegten Formulare "Schülerblatt zur Schulstatistik" zu verwenden, die bei Bedarf via Hotline angefordert werden können (nähere Informationen dazu sind auf obiger BilDok-Internetplattform nachzulesen). Selbst kopierte oder auch mittels Farbdrucker ausgedruckte Formulare können nicht akzeptiert werden.
Es ist darauf zu achten, dass nur die an den aktuellen Erhebungsumfang angepassten und daher im Vorjahr neu aufgelegten Formulare verwendet werden (erkennbar auch an den nunmehr grün eingerahmten bzw. hinterlegten Merkmalsfeldern).

Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("SchuelerInnenblatt Erlaeuterungen") zu finden.

Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleitschreiben zur Datenmeldung.

Die Übermittlung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare samt Summenblatt hat ebenfalls direkt an Statistik Austria zu erfolgen.
Diese Postsendungen wären daher wie folgt zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten SchülerInnen wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die SchülerInnen an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen selbstverständlich nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.

3. Stichtage und Meldetermine:

Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 6 der Bildungsdokumentationsverordnung, die Dateneinbringungstermine (Meldetermine) sind im § 7 dieser Verordnung festgelegt.

3.1 Erhebungsstichtage:

Die Stichtage für die diesjährige Datenerhebung sind somit

  • bei Schulen mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation:
    - der 1. Oktober 2010 und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2009/10
  • bei Schulen mit anderer Unterrichtsorganisation (semestrige, lehrgangs- oder saisonmäßige Unterrichtsorganisation, verkürzte Unterrichtsjahre):
    - der zweite Montag nach Beginn und
    - für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres

Der Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Abschlusses eines Prüfungstermins.

Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle SchülerInnen, Studierenden bzw. PrüfungskandidatInnen, die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schule erforderlich sind.

3.2 Meldetermine:

Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2009/10 bzw. Sommersemester 2010, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2010/11 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen SchülerInnenstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnung bis zu folgenden Terminen an die Statistik Austria zu übermitteln:

  • von allgemein bildenden Pflichtschulen jeweils bis Ende der 42. Kalenderwoche, das ist in diesem Jahr der 24. Oktober 2010
  • von anderen Schularten mit ganzjähriger Unterrichtsorganisation bis Ende November 2010
  • von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende November 2010 oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
  • von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende November 2010 und zusätzlich
  • die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2010/11, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2011 dann bis Ende März 2011.

Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wäre eine möglichst kurzfristige Übermittlung wünschenswert, da hier mit gewissen Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.

4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:

Das BMUKK hat unter der Internetadresse www.bildok.at eine Informations-Plattform zur Bildungsdokumentation eingerichtet, auf der umfassende Informationen, Materialien, Verzeichnisse etc. zur Bildungsdokumentation angeboten werden, die auch laufend aktualisiert werden. Auch dieses Rundschreiben wird in weiterer Folge dort abrufbar sein. Es ist zu beachten, dass die Detailinformationen zur Durchführung der BilDok-Datenmeldung nur im geschützten BenutzerInnenbereich der Schulverwaltung verfügbar sind. Hinweise zur Registrierung für den Schulverwaltungsbereich befinden sich auch auf der Informationsplattform selbst (entspricht der Registrierung für BilDok-Upload im Portal Austria).

Darüber hinaus steht den Schulen und Schulbehörden bei inhaltlichen und erhebungstechnischen Fragen auch eine zentrale Hotline bei der Statistik Austria zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse schulen@statistik.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 15:30 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01 / 711 28 - 84 44 erreichbar ist.

Mit programmtechnischen Fragen sind grundsätzlich die Supportstellen der benutzten Schülerverwaltungsprogramme zu befassen.

Bei Problemen mit dem Portal Austria-Zugang (z.B. gesperrte UserInnen-Kennungen oder Passwortverlust) ist der ServiceDesk im BRZ (E-Mail: help-desk@brz.gv.at bzw. Tel. 01/71123-33332, Mo. - Fr. von 8:00 bis 16:00 Uhr) zu kontaktieren.

Für Privatschulen steht weiters eine Internetseite der Statistik Austria unter www.statistik.at >> Fragebögen >> Bildungseinrichtungen >> Schulstatistik >> Privatschulen gemäß Privatschulgesetz zur Verfügung.

5. Ausführungen zum Datenschutz:

Das Grundrecht auf Datenschutz (Verfassungsbestimmung § 1 DSG 2000) bewirkt einen Anspruch auf Geheimhaltung personenbezogener Daten, sofern ein schutzwürdiges Geheimhaltungsinteresse (an bestimmten personenbezogenen Daten) besteht (siehe bereits oben unter "Eckpunkte"). Darunter sind vor allem der Schutz der/des Betroffenen vor Ermittlung ihrer/seiner Daten und der Schutz vor der Weitergabe der über sie/ihn ermittelten Daten zu verstehen. Dieses Grundrecht gilt jedoch nicht absolut, sondern darf durch bestimmte, zulässige Eingriffe beschränkt werden. Wird ein Eingriff zugunsten der „Interessen anderer“ durch ein hoheitlich handelndes staatliches Organ, vorgenommen, bedarf es hierzu einer besonderen gesetzlichen Grundlage (im vorliegenden Fall das BilDokG). Daher ist es auch zur Einhaltung des Grundrechts auf Datenschutz erforderlich, dass das BilDokG, die Bildungsdokumentationsverordnung und die hier vorliegenden Richtlinien genaue Beachtung finden.
Das BilDokG sieht insbesondere ein Recht des Betroffenen auf Auskunft (§ 8 Abs 4 BilDokG), eine Löschungsverpflichtung vieler Daten, insbesondere der Sozialversicherungsnummer zwei Jahre nach Abgang des Schülers oder der Schülerin von der Bildungseinrichtung (§ 8 Abs 5 BilDokG), und ein Verbot der Verwendung der Daten für andere Zwecke als den der Bildungsdokumentation (§ 1 BilDokG in Verbindung mit § 6 Abs 1 Z 3 DSG 2000) vor. Weiters ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Datensicherheitsmaßnahmen eingehalten werden (§ 9 Bildungsdokumentationsverordnung in Verbindung mit § 8 Abs 2 BilDokG). Die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen an der Bildungseinrichtung trägt der Leiter/die Leiterin der Bildungseinrichtung.

Wien, 17. September 2010
Für die Bundesministerin:
Dipl.-Ing. Michael Lückl

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018