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Information von Vertragspartner/innen sowie Anpassung von Verträgen und allgemeinen Vertragsbedingungen infolge der verpflichtenden Übermittlung von e-Rechnungen an den Bund


Geschäftszahl: BMUKK-14.300/0007-B/2/2013
SachbearbeiterIn: Franz Friedrich
Abteilung: BMUKK-BMWF - B/2 (BMUKK - B/2)
franz.friedrich@bmukk.gv.at
T +43 1 53120-4611
F +43 1 53120-81461

Verteiler: N
Sachgebiet: Budget und Rechnungswesen
Inhalt: Anpassung von Verträgen sowie allgemeiner Vertragsbedingungen
Geltung: unbefristet

Rundschreiben Nr. 7/2013

Allen Dienststellen des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur

Allen Bediensteten der Zentralleitung des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur

Ab dem 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner/innen von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen verpflichtet und sind Auszahlungen auf Grundlage eingebrachter Papierrechnungen nicht mehr möglich. In diesem Zusammenhang informiert das vorliegende Rundschreiben über den Stand der technischen Voraussetzungen sowie über die grundsätzlichen Auswirkungen auf den Zahlungsverkehr des Bundes.

Im Besonderen hat das vorliegende Rundschreiben allerdings die erforderliche Information von Vertragspartner/innen bzw. von Rechnungsaussteller/innen in den Fällen bereits laufender sowie neu abzuschließender Verträge und die Anpassung von Musterverträgen und allgemeiner Geschäfts- oder Vertragsbedingungen zum Gegenstand (siehe Abschnitt 4 dieses Rundschreibens).

1. Allgemeines

1.1 Rechtsgrundlage

Gemäß § 5 Abs. 2 in Verbindung mit § 7 des Bundesgesetzes, mit dem IKT-Lösungen und ITVerfahren bundesweit konsolidiert werden (IKT-Konsolidierungsgesetz – IKTKonG, BGBl. I Nr. 35/2012) sind alle Vertragspartner/innen von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen mit Wirkung vom 1. Jänner 2014 zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen verpflichtet.

Ab 1. Jänner 2014 haben Vertragspartner/innen von Bundesdienststellen ausschließlich elektronisch eingebrachte Rechnungen (e-Rechnungen) über ein vom Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung gestelltes Portal zu übermitteln.

1.2 Elektronische Rechnung (e-Rechnung)

Gemäß § 5 Abs. 1 erster Satz IKT-Konsolidierungsgesetz ist eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-Rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Sie hat zumindest die im § 11 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz 1994 genannten Rechnungsmerkmale zu enthalten.

Mit Blick auf § 5 Abs. 1 vierter Satz IKT-Konsolidierungsgesetz sind elektronische Rechnungen (e-Rechnungen) darüber hinaus solche, die in einem strukturierten elektronischen Format eingereicht werden.

Nicht unter den Begriff e-Rechnung fallen daher

  • Papierrechnungen,
  • Rechnungen, die – mit oder ohne Signatur – per E-Mail übermittelt werden,
  • Rechnungen im PDF-Format,
  • Fax-Rechnungen.

2. Technische Voraussetzungen

Die technischen Voraussetzungen für die Annahme und Verarbeitung von e-Rechnungen im System der Haushaltsverrechnung werden vom Bundesministerium für Finanzen geschaffen.

2.1 Grundsätzliche technische Konzeption

Die zulässige Einbringung einer e-Rechnung durch die/den Rechnungsaussteller/in kann entweder nach Authentifizierung im Unternehmensserviceportal des Bundes (Einbringung per Formular, per Upload von Files oder per Webservice) oder über die Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)-Transport-Infrastruktur erfolgen.

Die so eingebrachte e-Rechnung wird in ein automationsunterstütztes Verfahren des Systems der Haushaltsverrechnung übergeben, mit welchem die Rechnung im Arbeitsvorrat der jeweiligen Sachbearbeiterin/des jeweiligen Sachbearbeiters für die Weiterbehandlung verfügbar sein soll.

2.2 Verarbeitung von e-Rechnungen in spezifischen Geschäftsfällen

Die beim Punkt 2.1 dieses Rundschreibens angesprochene technische Konzeption bezieht sich wesentlich auf die Bezahlung von e-Rechnungen für Lieferungen (Kaufverträge).

Die Vorgangsweise sowie die technischen Abläufe für e-Rechnungen in spezifischen, auch für das Unterrichtsressort typischen Geschäftsfällen (zB Bezahlung von Rechnungen für Telekommunikation, Energiebezüge, Mieten und Werkverträge) werden vom Bundesministerium für Finanzen noch geklärt.

Informationen über die für solche Geschäftsfälle maßgebliche Vorgangsweisen bzw. maßgeblichen Abläufe werden vom Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur nach dieser Klärung gesondert zur Verfügung gestellt.

3. Auswirkungen auf den Zahlungsverkehr des Bundes

Wegen § 5 Abs. 2 in Verbindung mit § 7 IKT-Konsolidierungsgesetz sind Auszahlungen des Bundes auf Grundlage von Papierrechnungen, welche nach dem 31. Dezember 2013 eingebracht wurden, nicht mehr möglich.

Nach dem 31. Dezember 2013 in Papierform, per E-Mail, im PDF-Format oder im Wege von Fax beim Bund eingebrachte Rechnungen gelten als nicht eingebracht. Solcherart eingebrachte Rechnungen sind ausnahmslos zurückzuweisen; gleichzeitig ist die/der Rechnungsaussteller/in unter Hinweis auf die Rechtslage (§ 5 Abs. 2 erster Satz in Verbindung mit § 7 IKTKonsolidierungsgesetz) um Ausstellung einer e-Rechnung zu ersuchen.

Dies gilt jeweils auch für eine allfällige Rechnungsübermittlung zwischen Bundesministerien bzw. Dienststellen anderer Bundesministerien bzw. den Obersten Organen.

4. Information der Vertragspartner/innen bzw. Rechnungsaussteller/innen

4.1 Im Falle bereits errichteter, laufender Verträge

Sehen bereits errichtete, laufende Verträge jeglicher Art Rechnungslegungen nach dem 31. Dezember 2013 vor, ist wie folgt vorzugehen:

Die jeweils zuständigen Organisationseinheiten der Zentralleitung sowie die jeweils zuständigen nachgeordneten Dienststellen des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur (darunter die Bundesschulen) werden ersucht, ihre Vertragspartner/innen bzw. die Rechnungsaussteller/innen unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, dass Rechnungslegungen nach dem 31. Dezember 2013 ausschließlich elektronisch gemäß § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz zu erfolgen haben und Rechnungen in jeder anderen Form zurückgewiesen werden.

Bei Anfragen oder erbetenen näheren Informationen zur elektronischen Rechnungseinbringung wären die Vertragspartner/innen bzw. Rechnungsaussteller/innen auf die Webseite www.erb.gv.at zu verweisen.

4.2 Im Falle neu abzuschließender Verträge

Sämtliche Organisationseinheiten der Zentralleitung sowie sämtliche nachgeordnete Dienststellen des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur (darunter die Bundesschulen) werden ersucht, ab sofort die Vertragspartner/innen bzw. Rechnungsaussteller/innen bereits bei der Auftragserteilung (Bestellung) darauf hinzuweisen, dass Rechnungslegungen nach dem 31. Dezember 2013 ausschließlich elektronisch gemäß § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz zu erfolgen haben und Rechnungen in jeder anderen Form zurückgewiesen werden. Bei Anfragen oder erbetenen näheren Informationen zur elektronischen Rechnungseinbringung wären die Vertragspartner/innen bzw. Rechnungsaussteller/innen auf die Webseite www.erb.gv.at zu verweisen.

Hinsichtlich der vertraglichen Festlegung der Zahlungsfristen, etwaiger An- bzw. Vorauszahlungen sowie von Teilzahlungen werden im Übrigen die Punkte A.9.5, A.9.6 und A.9.7 des BMUKKRundschreibens Nr. 2/2013 in Erinnerung gerufen.

4.3 Anpassung von Musterverträgen sowie allgemeiner Geschäfts- oder Vertragsbedingungen

Vom Bundesministerium für Finanzen wird im Einvernehmen mit der Finanzprokuratur empfohlen, in Musterverträgen sowie in allgemeinen Geschäfts- oder Vertragsbedingungen des Bundes enthaltene Bestimmungen betreffend die Rechnungslegung bzw. die Zahlungsbedingungen durch folgende Formulierung zu ersetzen bzw. zu ergänzen:

„Die vertraglich vereinbarte Leistung des Auftraggebers (in der Regel Zahlung) wird frühestens fällig, sobald der Vertragspartner eine inhaltlich richtige und vollständige sowie den Anforderungen der Bestimmungen des § 5 Abs. 2 IKT-Konsolidierungsgesetz sowie des § 1 E-Rechnung-UStV, BGBl. II Nr. 516/2012, in der jeweils geltenden Fassung entsprechende e-Rechnung ausgestellt und übermittelt hat und diese vom Rechnungs- bzw. Leistungsempfänger als sachlich und rechnerisch richtig anerkannt wurde.“

4.4 Ausländische Vertragspartner/innen

Ausländische Vertragspartner mit Betriebsstätte in Österreich sind bereits bei der Auftragserteilung (Bestellung) darauf hinzuweisen, dass sie ab 1. Jänner 2014 verpflichtet sind, nur mehr e-Rechnungen einzubringen. Die Einbringung hat entweder über das Unternehmensserviceportal oder, soweit die technisch organisatorische Verfügbarkeit gegeben ist, über die PEPPOLTransport-Infrastruktur zu erfolgen (siehe Punkt 2.1 dieses Rundschreibens). Ausländische Vertragspartner ohne Betriebsstätte in Österreich sind bereits bei der Auftragserteilung (Bestellung) darauf hinzuweisen, dass sie ab 1. Jänner 2014, soweit die technisch organisatorische Verfügbarkeit gegeben ist, verpflichtet sind, e-Rechnungen an den Bund über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur (siehe Punkt 2.1 dieses Rundschreibens) einzubringen.

5. Sonstiges

5.1 Barzahlungsverkehr

Für den Barzahlungsverkehr gemäß § 110 Bundeshaushaltsverordnung 2013 (BHV 2013) besteht für die/den Leistungserbringer/in keine Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung einer e-Rechnung.

Gemäß § 110 Abs. 2 BHV 2013 ist der Barzahlungsverkehr allerdings auf das unumgänglich notwendige Ausmaß zu beschränken. Auszahlungen in bar dürfen, sofern gesetzlich nicht anderes bestimmt ist, nur in besonders dringenden Fällen oder wenn damit besondere Zahlungsbegünstigungen erreicht werden oder wenn die Barzahlung dem Handelsbrauch entspricht, geleistet werden.

5.2 Informationsfolder zum Unternehmensserviceportal

Der aktuell vom Bundesministerium für Finanzen aufgelegte Informationsfolder (pdf, 1 MB) zum Unternehmensserviceportal liegt diesem Rundschreiben bei.

Wien, 15. April 2013
Für die Bundesministerin:
SektChef Dr. Helmut Moser

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Inhaltlicher Stand: 06.04.2018