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Controllingkonzept (Budgetcontrolling) für die Untergliederung 30

Geschäftszahl: BMUKK-14.300/0015-B/2/2013
SachbearbeiterIn: MinR Franz Friedrich
Abteilung: B/2
E-Mail: franz.friedrich@bmukk.gv.at
T +43 1 53120-4611
F +43 1 53120-814611

Sachgebiet: Budget und Rechnungswesen
Inhalt: Grundsätze, Organisation und Durchführung des Budgetcontrolling für den Bereich der Untergliederung 30
Geltung: unbefristet

Rundschreiben Nr. 24/2013

An alle LSR/SSR für Wien

Gemäß § 66 Abs. 1 BHG 2013 ist zur Erreichung der Ziele der Haushaltsführung, der Einhaltung des jeweiligen Bundesfinanzrahmengesetzes und des Bundesvoranschlages ein Budgetcontrolling einzurichten und durchzuführen, welches die Steuerung der Mittelverwendungen unterstützt.

Ziele und Aufgaben des Controlling, seine Organisation und Durchführung, sowie das dazugehörige Berichtswesen werden durch die Controllingverordnung 2013, BGBl. II Nr. 500/2012 näher geregelt. Gemäß § 9 der Controllingverordnung 2013 hat jedes Haushaltsleitende Organ für seinen Wirkungsbereich ein Konzept für das Budgetcontrolling zu erstellen und die Umsetzung anzuordnen.

Mit gegenständlichem Rundschreiben wird nun das Konzept für das Budgetcontrolling für die Untergliederung 30 im Sinne des § § 9 Controllingverordnung 2013 in Geltung gesetzt. Die aus dem Konzept ersichtlichen Grundsätze und Regelungen für die Organisation und Durchführung des Budgetcontrolling sind daher integrierender Bestandteil der Haushaltsführung an allen Dienststellen des Unterrichtsressorts.

Mit dem Controllingkonzept werden die bisherigen Gepflogenheiten bzw. wird die im jährlichen BMUKK-Rundschreiben Nr. 2 verfügte Durchführung des Budgetcontrolling fortgeschrieben und im Hinblick auf die aktuellen haushaltsrechtlichen Erfordernisse präzisiert. Vorschriften sowie ressortspezifische Regelungen betreffend die Ergebnissteuerung (Wirkungscontrolling im Sinne des § 68 BHG 2013) sowie die übrige Ressourcensteuerung (etwa das Personalcontrolling) bleiben vom gegenständlichen Controllingkonzept unberührt.

Zusammenfassend wird mitgeteilt:

1. Controllingverständnis

Allgemein versteht das Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur unter Controlling eine Führungs- und Managementaufgabe, die eine systematische, faktenbasierte sowie ziel- und ergebnisorientierte Steuerung der Organisation anstrebt. Durch ein diesen Grundsätzen entsprechendes aktives Steuern soll den einzelnen Führungsebenen Unterstützung bei ihren Entscheidungen geboten und ermöglicht werden, die Ergebnisse der getroffenen Entscheidungen in die Arbeitsprozesse einfließen zu lassen.

In Konsequenz dieses Controllingverständnisses ist die Wahrnehmung des Budgetcontrolling für die Untergliederung 30 allerdings nicht bloß auf die Organe der Haushaltsführung beschränkt, sondern bedingt die Einbeziehung der Führungskräfte bzw. Handelnden auf allen Planungs- und Steuerungsebenen des Ressorts; sowohl an der Zentralleitung, als auch an den ihr nachgeordneten Dienststellen.

In Belangen des Budgetcontrolling wird dabei von einem erweiterten Verständnis des Begriffes „Führungskraft“ ausgegangen. Er umfasst nicht nur Organe bzw. Personen, welchen in organisatorischer Hinsicht Leitungsfunktionen zukommen, sondern auch Organe bzw. Personen, denen vorübergehend projektbezogen Führungsaufgaben übertragen sind. Am Budgetcontrolling Beteiligte nach diesem Verständnis sind neben den Organen der Haushaltsführung daher alle anordnenden Organe, alle sonstigen mit der Bewirtschaftung budgetärer Ressourcen befassten Organe sowie alle mit der Planung und Durchführung von Vorhaben befassten Organe des Unterrichtsressorts (siehe dazu Punkt 3.2 des Controllingkonzepts).

2. Controllingverantwortliche

Wenngleich die Aufgaben des Budgetcontrolling von den Führungskräften bzw. Handelnden auf allen Steuerungsebenen des Unterrichtsressorts wahrzunehmen sind, bleibt die Verantwortung für die Durchführung des Budgetcontrolling in prozessualer Hinsicht den Leiterinnen oder Leitern der sachlich zuständigen Organisationseinheiten der Zentralleitung bzw. den Leiterinnen und Leitern der ihr nachgeordneten Dienststellen übertragen (siehe dazu Punkt 4 des Controllingkonzepts). Eine Übersicht über diese Verantwortungen und Zuständigkeiten bietet insbesondere der Anhang B zum Controllingkonzept.

3. Controllingberichte

Wesentliches Instrument des Budgetcontrolling im Unterrichtsressort sind Controllingberichte. Zeichnen sich im Budgetvollzug beispielsweise für Investitionen oder den Sachaufwand Abweichungen von den Planungswerten (Soll-Werten, siehe dazu Punkt 2.6.4 des Controllingkonzepts) ab und muss befürchtet werden, dass mit den zur Verfügung stehenden Budgetmitteln bis zum Ende des Finanzjahres nicht das Auslangen gefunden werden kann, sind für die betroffene Gebarung die beim Punkt 6.2.2 des Controllingkonzepts angeführten Aufgaben wahrzunehmen und ist ein Controllingbericht zu erstatten.

Form und Inhalt solcher Controllingberichte, ihre Einreichung und Adressaten sind im Abschnitt 5.2 des Controllingkonzepts näher beschrieben. Mündliche oder schriftliche Mitteilungen, welche sich in der bloßen Feststellung der Abweichung bzw. Nichteinhaltung von Soll-Werten (Planungswerten) erschöpfen oder Mitteilungen, die lediglich Anträge auf zur Verfügungstellung zusätzlicher Budgetmittel zum Gegenstand haben, stellen ausdrücklich keine Controllingberichte im Sinne des Controllingkonzepts dar.

4. Laufende Controllingmeldungen

Wie schon bisher sind laufende Controllingmeldungen lediglich für die Gebarung betreffend das Bundespersonal sowie die Gebarung der Transfers betreffend die Landeslehrerinnen und Landeslehrer vorgesehen (siehe dazu die Punkte 5.2.6 und 6.2.1 des Controllingkonzepts). Sie werden grundsätzlich an der Zentralleitung des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur wahrgenommen.

5. Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Es wird ersucht, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Wirkungsbereich des Landesschulrates (Stadtschulrates für Wien) von diesem Rundschreiben in Kenntnis zu setzen.

6. Information der Bundesschulen, Bundesanstalten und Bundesschülerheime

Weiters wird ersucht, die Leitungen der Bundesschulen, Bundesanstalten und Bundesschülerheime im Wirkungsbereich des Landesschulrates (Stadtschulrates für Wien) von diesem Rundschreiben in Kenntnis zu setzen.

Wien, 18. November 2013

Die Bundesministerin:
Dr. Claudia SCHMIED

Inhaltlicher Stand: 06.04.2018