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Datenschutz im Forschungsbereich betreffend die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Forschungsförderung/ Förderungsverwaltung

Wissenschaft und Forschung kommt innerhalb der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine besondere Rolle zu. Die DSGVO hat sich zum Ziel gesetzt „die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere ihr Recht auf Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu schützen und den freien Verkehr personenbezogener Daten innerhalb der Union zu gewährleisten“. Dabei soll „[d]ie Verarbeitung personenbezogener Daten […] im Dienste der Menschheit stehen“ und „[z]ur Erleichterung der wissenschaftlichen Forschung“ beitragen. Deshalb wurden zahlreiche Öffnungsklauseln (insbesondere Art. 89 DSGVO) in der Datenschutz-Grundverordnung vorgesehen, um die legitimen gesellschaftlichen Erwartungen in Bezug auf einen Wissenszuwachs zu beachten.

Um diese Öffnungsklauseln bestmöglich zu nutzen, wurden spezielle Datenschutz- und Datenverarbeitungsbestimmungen vor allem im Forschungsorganisationsgesetz (FOG), BGBl. Nr. 341/1981 geschaffen, um im Sinne einer gedeihlichen Entwicklung des Hochschul-, Forschungs- und Innovationsstandortes Österreich, praxisnahe Regelungen für die im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecke, die wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecke oder die statistischen Zwecke, insbesondere für pseudonymisierte Daten und Regelungen zur Registerforschung zu schaffen sowie Rechtssicherheit insbesondere für bereits bestehende biologische Proben- und Datensammlungen zu gewährleisten.

Allgemeine Datenschutzinformation gemäß Art. 12ff DSGVO für den Forschungsbereich durch 

Verarbeitungstätigkeit
Verantwortlicher
Kontaktdaten der bzw. des Datenschutzbeauftragten
Rechtsgrundlage und Zwecke der Datenverarbeitungen an österreichischen Schulen (Art. 6 DSGVO)
Datenkategorien
Übermittlung und Empfängerinnen bzw. Empfänger
Übermittlung in Drittländer oder an Internationale Organisationen
Speicherdauer
Rechte der Betroffenen
Automatisierte Entscheidungsfindung

Bei der Verarbeitung von Daten im Forschungsbereich hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Personenbezogene Daten werden daher ausschließlich auf Grundlage der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der österreichischen Rechtslage verarbeitet. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von wissenschaftlichen Einrichtungen sowie Artikel-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungs- und Forschungsförderungseinrichtungen) und dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung werden dahingehend datenschutzrechtlich geschult. Zudem wurden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz auch von benötigten externen Dienstleistern (zum Beispiel die Bundesrechenzentrum GmbH) beachtet werden. Schließlich möchten wir, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Im Folgenden wollen wir Sie über wichtige datenschutzrechtliche Grundlagen und Prozesse informieren:

Verarbeitungstätigkeit

Als öffentliche Einrichtungen handeln das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung und die wissenschaftlichen Einrichtungen sowie Artikel-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungs- und Forschungsförderungseinrichtungen) entsprechend dem verwaltungsrechtlichen Legalitätsprinzip, dies bedeutet, dass die Tätigkeit auf österreichischem und europäischem Recht beruht. Daher sind die geltenden Normen auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Regel die relevante Rechtsgrundlage (Artikel 6 beziehungsweise 9 DSGVO). Im konkreten Einzelfall kommt aber auch ein Vertrag oder eine sonstige rechtliche Verpflichtung in Betracht. Soweit Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, ist diese die Grundlage und gleichzeitig die Grenze dafür.

Auch die Dauer der Datenspeicherung ergibt sich grundsätzlich aus der jeweiligen Rechtsgrundlage des Einzelfalls (gesetzliche Vorgaben, Vertragsinhalt oder dergleichen).

Der Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist ebenso durch die österreichische und europäische Rechtslage bestimmt und orientiert sich an den gesetzlichen Aufgaben des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung und der wissenschaftlichen Einrichtungen sowie Artikel-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungs- und Forschungsförderungseinrichtungen).

Eine allgemeine rechtliche Grundlage bilden hierfür insbesondere 

Verantwortlicher

  • Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Feststellung der mittel- und langfristigen Wirkungen, die von der Tätigkeit der wissenschaftlichen Einrichtungen sowie der Artikel-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungs- und Forschungsförderungseinrichtungen) erzeugt wurden und zur Vermeidung von Förderungsmissbrauch sowie Doppelförderungen im Sinne einer zweckmäßigen, sparsamen und wirtschaftlichen Verwaltung sowie zum Zwecke einer evidenzbasierten Wahrnehmung von Planungs-, Strategie- und Controllingaufgaben: die Bundesministerin oder der Bundesminister für Bildung, Wissenschaft und Forschung
  • Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Vergabe von Förderungen: die jeweiligen Leiterinnen und Leiter der Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungsförderungseinrichtungen). Gemäß § 2g Abs. 7 FOG sind die Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO
  • Bei der Verarbeitung zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken und zu statistischen Zwecken: die Leiterinnen und Leiter der wissenschaftlichen Einrichtungen (zentralen Forschungseinrichtungen)

Kontaktdaten der bzw. des Datenschutzbeauftragten

  • Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Feststellung der mittel- und langfristigen Wirkungen, die von der Tätigkeit der wissenschaftlichen Einrichtungen sowie der Artikel-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungs- und Forschungsförderungseinrichtungen) erzeugt wurden, zur Vermeidung von Förderungsmissbrauch sowie Doppelförderungen im Sinne einer zweckmäßigen, sparsamen und wirtschaftlichen Verwaltung und zum Zwecke einer evidenzbasierten Wahrnehmung von Planungs-, Strategie- und Controllingaufgaben: Link zum Datenschutzbeauftragten
  • Bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten an den wissenschaftlichen Einrichtungen sowie Artikel-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungs- und Forschungsförderungseinrichtungen): die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf dem jeweiligen Internetauftritt

Rechtsgrundlage und Zwecke der Datenverarbeitungen an wissenschaftlichen Einrichtungen sowie Artikel-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungs- und Forschungsförderungseinrichtungen) (Art. 6 DSGVO)

Forschungsrechtliche Verpflichtungen, die für die Wahrnehmung von Aufgaben erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegen bzw. die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung im Zuge der Forschungsverwaltung erforderlich sind. Hier besteht auf Grund des Forschungsorganisationsrechts die gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten.

Die wichtigsten Rechtsnormen stellen dafür dar:

  • Forschungsorganisationsgesetz – FOG, StF: BGBl. Nr. 341/1981 
    • § 2d FOG Grundlegende Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere die privilegierten Verarbeitungen gemäß § 2d Abs. 2 FOG (Registerforschung)
    • § 2e FOG Qualitätsmanagement: Die Feststellung der mittel- und langfristigen Wirkungen dient dem optimalen Mitteleinsatz und der bestmöglichen Entwicklung des Wissensstandes
    • § 2f FOG Datengrundlagen für Tätigkeiten zu Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO: Sammlung und Archivierung von Forschungsmaterial, Speicherung von Rohdaten, Klarstellung zu Biobanken, Klarstellung für Verarbeitungen im Rahmen der Lehre
    • § 2g FOG Verarbeitungen durch Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen zur Vergabe von Förderungen: Veröffentlichung von Förderungsnehmerinnen und –nehmern, Speicherung von Alumni-Daten

Rechtsgrundlage und Zwecke der Datenverarbeitungen von Daten des Forschungsbereichs durch die Bundesministerin oder den Bundesminister (Art. 6 DSGVO)

  • Forschungsorganisationsgesetz – FOG, StF: BGBl. Nr. 341/1981
    • § 2e FOG Qualitätsmanagement: Die Feststellung der mittel- und langfristigen Wirkungen dient dem optimalen Mitteleinsatz und der bestmöglichen Entwicklung des Wissensstandes
    • § 2h Abs. 2 FOG Aufsichtspflicht der Bundesministerien: Bereitstellung auch von personenbezogenen Auswertungen
    • §§ 6-9 FOG Bundesforschungsdatenbank: Jahresbericht wird auf der Webseite des BMBWF veröffentlicht, keine personenbezogenen Daten

Datenkategorien

Eine Aufzählung von Datenkategorien findet sich in den oben zitierten Bestimmungen des Forschungsorganisationsgesetzes (FOG) insbesondere in den im Anhang befindlichen Datenschutzfolgenabschätzungen sowie in § 10a OeAD-Gesetz:

Übermittlung und Empfängerinnen bzw. Empfänger

Übersicht über die wichtigsten Datenströme:

Wissenschaftliche Einrichtungen dürfen Forschungsmaterial wie insbesondere (biologische) Proben, Bild-, Film-, Ton-, Videomaterial oder Schriftgut, für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken und zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO insbesondere sammeln, archivieren und systematisch erfassen und dazu sämtliche Daten verarbeiten (§ 2f Abs. 1 FOG). Empfängerinnen und Empfänger der Daten sind grundsätzlich die wissenschaftlichen Einrichtungen. In pseudonymisierter Form stehen, vor allem durch Publikationen der wissenschaftlichen Erkenntnisse, die Daten der gesamten Gesellschaft zur Verfügung.

Für die Vergabe von Förderungen ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Antragstellerinnen und Antragsteller erforderlich (§ 2g Abs. 1 Z 1 FOG). Die Empfängerinnen und Empfänger der Daten in den Förderunterlagen sind insbesondere andere Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen, öffentliche Stellen, Gutachterinnen und Gutachter sowie Auftragsverarbeiterinnen und Auftragsverarbeiter.
Zur Feststellung ihrer mittel-und langfristigen Wirkungen dürfen wissenschaftliche Einrichtungen und Art-89-Förder-und Zuwendungsstelle Daten direkt personenbezogen verarbeiten, jedoch nur in pseudonymisierter oder anonymisierter Form veröffentlichen (§2e Abs. 2 und 4 FOG). Die Empfängerinnen und Empfänger sind wissenschaftliche Einrichtungen, Art-89-Förder-und Zuwendungsstellen, und die allenfalls zuständigen Bundesministerinnen und Bundesminister.

Im Rahmen der OeAD Mobilitäts- und Kooperationsdatenbank (§ 10a OeAD-Gesetz) können zum Zweck der evidenzbasierten Verwaltung im Bereich Bildung, Wissenschaft und Forschung, insbesondere um Planungs-, Strategie- und Controllingaufgaben im Zusammenhang mit (internationalen) Mobilitäten und Kooperationen wahrnehmen zu können, sowohl personenbezogenen als auch nicht personenbezogene Berichte an folgende Empfängerinnen und Empfänger übermittelt werden: die Bundesministerin oder der Bundesminister für Bildung, Wissenschaft und Forschung sowie Institutionen, die eine Vereinbarung zur Teilnahme gemäß § 10a Abs. 8 OeADG mit der OeAD-GmbH abgeschlossen haben. 

Zum Zwecke der Ausübung der Aufsichtspflicht (§ 2h Abs. 2 FOG) müssen jene Stellen, die der Aufsichtspflicht unterliegen, der jeweils zuständigen Bundesministerin oder dem jeweils zuständigen Bundesminister Auswertungen zu den zumindest teilweise aus öffentlichen Mitteln finanzierten Art 89-Mitteln übermitteln. Die Auswertungen können auch personenbezogen sein. Verpflichtet zur Übermittlung der Auswertungen sind: wissenschaftliche Einrichtungen und Art 89-Förder- und Zuwendungsstellen im Sinne des § 2b FOG.

Übermittlung in Drittländer oder an Internationale Organisationen

Eine Übermittlung in Drittländer ist nach § 38a Abs. 4 FOG grundsätzlich zulässig, allerdings nur an die in § 2j FOG genannten Empfängerinnen und Empfänger:

  • wissenschaftliche Einrichtungen (§ 2b Z 12),
  • Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen (§ 2b Z 1),
  • Gutachterinnen und Gutachter oder
  • österreichische öffentliche Stellen (§ 2b Z 8).

Die einzuhaltende Garantie findet sich in § 2i Abs. 1 Z 2 FOG und sieht vor, dass „insbesondere durch Technikgestaltung gemäß Art. 25 DSGVO sichergestellt [sein muss], dass Dritte (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) keine Kenntnis der übermittelten Daten erlangen“ können.

Speicherdauer

Die Speicherdauer ist durch die jeweiligen gesetzlichen Materienbestimmungen vorgegeben.

Forschungsförderung/ Förderungsverwaltung: Für die Vergabe von Art-89-Mitteln [≙ „Förderungen“] ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Antragsteller/innen erforderlich. Die dafür erforderlichen Daten dürfen zumindest 10 Jahre gespeichert werden. Auch eine längere Speicherung ist möglich, etwa zur – begründeten – Beweissicherung für bis zu 30 Jahre oder sogar unbeschränkt, wenn dies für die Förderung von Wissenschaft und Forschung erforderlich ist. (Stipendien- und Forschungsprogramme zB. Sparkling Science, Kinder- und Jugenduniversitäten, Ernst-Mach, Marietta-Blau, etc., Verantwortlicher = OeAD kraft Gesetz § 2g Abs. 7 FOG)

Beispiele sind:

  • §§ 2d-g FOG: Die dafür erforderlichen Daten dürfen zumindest 10 Jahre gespeichert werden. Auch eine längere Speicherung ist möglich, etwa zur – begründeten – Beweissicherung für bis zu 30 Jahre oder sogar unbeschränkt, wenn dies für die Förderung von Wissenschaft und Forschung erforderlich ist.
Verarbeitung / Speicherung    Speicherdauer
… zu Forschungszwecken durch wissenschaftliche Einrichtungen   unbegrenzt 1
… von Rohdaten zum Nachweis guter wissenschaftlicher Praxis  > 10 Jahre 2
… von Rohdaten zum Freibeweisen durch wissenschaftliche Einrichtungen < 30 Jahre 3
… von Förderunterlagen zum Freibeweisen durch Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen  > 10 Jahre 4
… zur Veröffentlichung von Förderberichten durch Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen 10 Jahre 5
… von Kontaktdaten von Fördernehmer/innen zur Kontaktaufnahme durch Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen 10 Jahre 6

 1 § 2d Abs 5 FOG.
 2 § 2f Abs 3 Z 1 FOG.
 3 § 2f Abs 3 Z 2 FOG.
 4 § 2g Abs 1 Z 1 FOG.
 5 § 2g Abs 1 Z 2 FOG.
 6 § 2g Abs 1 Z 3 FOG.

Rechte der Betroffenen

Die Rechte der oder des Betroffenen können gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden. Dies ist 

  • Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Feststellung der mittel- und langfristigen Wirkungen, die von der Tätigkeit der wissenschaftlichen Einrichtungen sowie der Artikel-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungs- und Forschungsförderungseinrichtungen) erzeugt wurden und zur Vermeidung von Förderungsmissbrauch sowie Doppelförderungen im Sinne einer zweckmäßigen, sparsamen und wirtschaftlichen Verwaltung sowie zum Zwecke einer evidenzbasierten Wahrnehmung von Planungs-, Strategie- und Controllingaufgaben: die Bundesministerin oder der Bundesminister für Bildung, Wissenschaft und Forschung
  • Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Vergabe von Förderungen: die jeweiligen Leiterinnen und Leiter der Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen (zentralen Forschungsförderungseinrichtungen). Gemäß § 2g Abs. 7 FOG sind die Art-89-Förder- und Zuwendungsstellen Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO
  • Bei der Verarbeitung zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken und zu statistischen Zwecken: die Leiterinnen und Leiter der wissenschaftlichen Einrichtungen (zentralen Forschungseinrichtungen)

Weitere Betroffenenrechte (Art. 16 – 21 DSGVO)

  • Eine betroffene Person hat das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder deren Vervollständigung zu verlangen.
  • Eine betroffene Person hat das Recht, zu verlangen, dass die personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern die in Art 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe erfüllt sind.
  • Eine betroffene Person hat das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, sofern die in Art 18 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe erfüllt sind.
  • Eine betroffene Person hat das Recht, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
  • Eine betroffene Person hat das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, sofern der Verantwortliche nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweist (z.B. Gesetzesvollzug), die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Betroffenen Person überwiegen.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Bereich der Forschungsverwaltung finden keine automatisierten Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling statt, die der bzw. dem Betroffenen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder diese in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Aufsichtsbehörde

Österreichische Datenschutzbehörde
www.dsb.gv.at
T +43 1 52152-0
dsb@dsb.gv.at

Beschwerderecht (Art 77 DSGVO)

Eine betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie oder er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie oder ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt.